أعد فرع وزارة الحج بمكة المكرمة خطة متكاملة تعتمد على تجنيد كامل الطاقات الآلية والبشرية لمتابعة كافة الخدمات التي تقدمها مجموعات الخدمات الميدانية التابعة لمؤسسات الطوافة الاهلية ومكتب الزمازمة الموحد بمكة المكرمة والمشاعر المقدسة البالغ عددها 358 مجموعة خدمة ميدانية.
وابان مدير عام فرع وزارة الحج بمكة المكرمة المهندس عبد الفتاح بن عبد الشكور فدا أن الخطة ركزت على تكثيف أعمال لجان المراقبة والمتابعة وتدعيمها بالكوادر الوطنية المؤهلة علميا وعمليا من خلال الوظائف الموسمية حيث تم تعيين 110 موظفين سعوديين من حملة شهادة البكالوريوس للعمل في لجان المراقبة والمتابعة واعطائهم دورة تدريبية مكثفة مع قرنائهم من الموظفين الرسميين لتهيئتهم للعمل الميداني وتعريفهم بكيفية كتابة المحاضر وتعبئة الاستمارات الخاصة بالمراقبة والمتابعة للخدمات المقدمة لحجاج بيت الله الحرام مشيرا الى ان هناك استمارات تم اعدادها من قبل متخصصين في مجال المراقبة والمتابعة خاصة بتقييم الاداء تشتمل على كافة عناصر مجالات الخدمة المتقدمة لوفود الرحمن المتمثلة في الشؤون العامة والاسكان بمكة المكرمة والمشاعر المقدسة والاستقبال والتصعيد والنفرة والمغادرة.
وافاد المهندس الفدا ان لجان المراقبة والمتابعة التي يشرف عليها ثلاثة مساعدين للمشرف العام للعمل الميداني على مدار الساعة تضم عددا من الوحدات منها وحدة التخطيط وتتولى استقبال جميع الفرق الميدانية عند بداية أعمالها وتوزيع برامج العمل الميداني لها وفق الخطط المعدة وكذلك وحدة المعلومات وتتولى ادخال نتائج العمل الميداني في الحاسب الآلي واعطاء النتائج الاولية من خلال استخراج التقارير اليومية عن السلبيات والايجابيات في الخدمة المقدمة اضافة الى عمل احصائيات يومية عن الزيارات الميدانية التي تقوم بها الفرق الى جانب وحدة استقبال العمل الميداني التي تقوم باستقبال نتائج العمل الميداني لكل الفرق الميدانية على مدار الساعة والبدء في تحليل تلك النتائج للتأكد من استيفاء نتائج الزيارات بجميع المعلومات المطلوبة وفق التعليمات الصادرة.
وأوضح مدير عام فرع وزارة الحج بمكة المكرمة المهندس عبد الفتاح فدا ان من ضمن وحدات لجان المراقبة والمتابعة وحدة المشاعر. حيث تتولى هذه الوحدة التي بدأت في مزاولة اعمالها اعتبارا من الخامس عشر من الشهر الحالي مهام التنسيق مع مؤسسات الطوافة الاهلية فيما يتعلق بعمليات تجهيز المخيمات بصعيد عرفات ومشعر منى على مراحل ومتابعة عمليات التجهيز وفق المواعيد المحددة من كل مؤسسة طوافة بواسطة عدد من المهندسين المتخصصين علاوة على وحدة الجهاز الاداري التي تتولى اعداد الاجراءات والملاحظات التي تتطلب ابلاغ مؤسسات الطوافة بها أو الجهات ذات العلاقة بشؤون الحج والحجاج من خلال الاجهزة اللاسلكية الحديثة بالاضافة الى وحدة التدريب التي تقوم بتدريب وتذكير الفرق الميدانية على كيفية تعبئة الاستمارات الخاصة بالتقييم والاجراءات التي يتم اعدادها في المحاضر الرسمية.
واشار الى ان الفرع قام بتخصيص موقع لوحدة المعلومات بالدور الارضي وتجهيزه بشبكة حاسب آلي متطورة وكافة وسائل الاتصال يشتمل على 12 جهازا حديثا للحاسب الآلي ومدعم بالكوادر الوطنية المؤهلة للقيام بادخال كافة المعلومات والبيانات اولا باول مبينا انه تم تخصيص 45 سيارة للجان المراقبة والمتابعة و95 جهازا لاسلكيا وانشاء 6 محطات ثابتة و5 محطات سيارة لانجاز الاعمال على الوجه الاكمل.
