بادر فريق تطوعي يضم 25 متطوعًا من النخب وذوي الكفاءة والخبرة ومحبي الخير لمجتمعهم مؤخرًا بالعمل على إعداد ضوابط ولوائح تنظيمية وتطويرية بالتعاون مع معهد الادارة العامة تساهم في تحسين بيئة العمل في الجمعيات الخيرية بمحافظة القطيف وجعلها مؤسسة جاذبة للعمل التطوعي.
وجاءت هذه المبادرة من الفريق الذي يشارك فيه الشباب والكهول من مختلف التخصصات، والذي يهمه أمر الجمعية ومستقبلها نظير ما تشكو منه جمعية تاروت الخيرية رغم ما تقدمه من إنجاز من عدم القدرة على استقطاب متطوعين جدد لمجلس إدارتها وهو ما حصل في الدورة أو الدورتين الأخيرتين للجمعية حيث أدى إلى ترشح نفس أعضاء المجلس السابقين تقريبًا وترشح بعضهم لسد الفراغ فقط مع عدم رغبته في الترشح.
وذكر الدكتور حسين الخباز – منسق اللجنة – أن اللقاء الأول تم فيه تحديد أسباب ضعف الإقبال من الناس على التطوع في الجمعية، من خلال جلسة عصف ذهني حيث خرج الفريق بمجموعة من العوامل التي أدت لضعف إقبال الأفراد على التطوع كان منها (الوضع التنظيمي، ضعف الاهتمام بالجانب الإعلامي، عدم وجود خطة لاستقطاب المتطوعين والحفاظ عليهم).
وأشار الخباز لمبادرتهم بعد ذلك بتقسيم أعضاء المجموعة الكبيرة لعدة فرق حيث حددت مهام الفريق الأول في دراسة الوضع التنظيمي للجمعية، وإعداد دليل تنظيمي وإجرائي للعمليات فيها، ويجري هذا بالتعاون مع معهد الإدارة، حيث يمثلهم عبدالله محمد حسين كمستشار إداري، فيما يقوم الفريق الثاني المتمثل في فريق الموارد البشرية بالتكفل بوضع خطة لاستقطاب الكفاءات، ويتولى إدارة تنفيذ تلك الخطة في المراحل الأولى منها.
وبين تولي الفريق الثالث للاهتمام بالجانب "الإعلامي" لاعتماد الدراسة التنظيمية على مقابلة أكثر العاملين في الجمعية، وتحليل إجاباتهم على مجموعة من الأسئلة التي توضح مهامهم، صلاحياتهم، العيوب التنظيمية، والهيكل التنظيمي المناسب لإدارة العمليات، إضافة للعدد المناسب من العاملين لمختلف المهام، والوصف الوظيفي المناسب لكل موظف، منوهًا لتأكيد أعضاء المجموعة على الحرص على أن تكون صياغة الرسائل التي يقدمونها للمجتمع إيجابية.
