تعرف جمعية السكرتيريين الدولية السكرتير على أنه (مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له) ويمر السكرتير بمراحل من التأهيل والتدريب حتى يتمكن من إتقان عمله، لكن في العمل التطوعي عادة ما يعمل السكرتير بالمجان لخدمة مجتمعه الريفي، سواء كان ذلك في ناد أو مركز خيري لقرية ما، لذا فهو لا يمتلك كفاءة السكرتير الفعلي، لأنه لم يأخذ السكرتارية عن علم ودراية، ولكن بناء على ملاحظات وبيانات يأخذها من سكرتير قبله، أو من مسؤول إداري ناجح، ليستطيع من خلاله الإسهام في مساعدة رئيسه بتنسيق الاجتماعات وإعداد وتنظيم اللازم لها من الاتصالات الكتابية والمذكرات الداخلية وكتابة التقارير والتعامل مع البريد والصادر والوارد، ومع أن السكرتير في العمل التطوعي كما قلنا بالمجان، فهو غير مكلف بدوام يومي، وليس ملزماً بساعات محددة من العمل، وبما أن السكرتير هو المعد للاجتماع ، والمبلغ عن الموعد المحدد للاجتماع ، بناء على توجيه المدير، فالعمل التطوعي أقل بروتوكولا، لأن أغلب الأعضاء متواجدون بشكل شبه يومي، كما أن السكرتير لا يحتاج لتعريف بزوار منشأته لأن جلهم من أبناء الريف، أي مايربطه بالمدير رحم أو جيرة أو صداقة، كذلك باب الإدارة مفتوح دون حاجة للاستئذان، ومع ذلك فوجود السكرتير ملح لتنظيم المنشأة ومساندة الأعمال الادارية، ولا أبالغ إذا قلت قد يترتب نجاح أو فشل عمل مؤسساتي تطوعي حسب دور السكرتير وقدرته ولباقته في التعامل مع الآخرين، الكثير من المجتمعات الريفية تتهرب من العمل التطوعي لسخافة إدارية، حيث يريد (المتطوع) العمل بهدوء تام، دون صراخ المسؤولين وغطرستهم.
إن إقحام الحمقى في الأعمال التطوعية والمنفردين في إتخاذ القرار الاجتماعي يفسد فهم المعنى الحقيقي للعمل، وأن اتخذ مسميات إدارية كمشرف أو مسؤول وما سوى ذلك فهذه المسؤوليات وجدت لتنظيم العمل لا لإفساده بسوء الخلق واستبعاد الآخرين . عبد الحميد محمد العبد رب الرضا
