ألزمت وزارة التجارة والصناعة الشركات والمؤسسات المختصة بممارسة نشاط اقامة وتنظيم المعارض المحلية والدولية في المملكة والراغبة في الحصول على تراخيص تنظيم معارض بان لا تزيد مدة الترخيص بممارسة نشاط اقامة وتنظيم المعارض على خمس سنوات ويمكن تجديد الترخيص لمدد اخرى مماثلة بطلب من اصحاب الشأن بعد تقييم كفاءة واداء الشركة او المؤسسة عن السنوات الخمس السابقة لطلب التجديد.
وطالبت الوزارة باقامة وتنظيم المعارض من خلال فرع مستقل لممارسة هذا النشاط في حالة تعدد انشطة الشركة او المؤسسة وان يكون مديرالشركة او المؤسسة والمسئول المفوض بتمثيلها لدىالغير والتوقيع باسمها والمحاسب ومدير العلاقات العامة ومدير التسويق سعودي الجنسية, كما طلبت الوزارة من تلك الشركات والمؤسسات ان لايقل رأسمال الشركة او المؤسسة عن ثلاثمائة الف ريال 300.000 ريال.
وشددت الوزارة على طالبي الترخيص الالتزام كتابيا بتأمين مكاتب بكامل تجهيزاتها في مقر المعرض لمندوبي الجهات الرسمية وتقديم بيان بالمركز المالي وقائمة الدخل السنوي الخاص بنشاط اقامة وتنظيم المعارض في الشركة او المؤسسة الى ادارة المعارض بالوزارة مصدقا عليه من مراقب حسابات مرخص له نظاما والا يقيم او يشارك في اقامة وتنظيم اي معرض الا بعد الحصول على ترخيص مسبق من الوزارة وان يقدم خطة عمل سنوية قبل ستة اشهر من بداية كل سنة توضح نوعية المعارض التي يعتزم تنظيمها وتحديد المعارض التي سيتم تنظيمها خارج المملكة والمعارض المحلية, على ان يقدم في نهاية كل معرض تقريرا عنه يتضمن عدد الجهات المشاركة وجنسياتها ونوعية المعروضات وعدد الزوار واجمالي عدد الصفقات التي ابرمت من خلال هذا المعرض, والا يقيم اي معرض الا في مراكز المعارض المرخص لها بذلك من وزارة التجارة او في قاعات الفنادق بعد الحصول على الترخيص اللازم بذلك من الوزارة وتضمنت اللائحة التنظيمية المعدلة شروط وضوبط الترخيص لاقامة وتنظيم المعارض المحلية والخارجية بحيث لايجوز اقامة وتنظيم المعارض بالمملكة الا من قبل الشركات والمؤسسات الحاصلة على ترخيص بممارسة هذا النشاط من وزارة التجارة علىان تقدم طلبات الحصول على الترخيص وفق النموذج المعتمد لدى الوزارة مشفوعا ببيان يوضح فيه عدد العاملين في الشركة او المؤسسة وجنسياتهم ونسبة السعودة وصورة من السجل التجاري واشتراك في الغرفة التجارية الصناعية ساري المفعول وتعهد بعدم البيع للجمهور.
