في زمن فرضت الحواسيب لغتها في الحقول المهنية المختلفة والمؤسسات العلمية وعموم الدوائر الرسمية والأهلية أصبح واجبا ان تعيد مؤسسة ما طلب معلومات عن منسوبيها او المتعاملين معها بين فترة وأخرى بغرض تحديث المعلومات التي تغذى بها قواعد البيانات بل ان التطور التقني بلغ مدى في بعض المؤسسات ان أدخلت في قواعد المعلومات الخاصة بها تاريخا history لأجهزتها الحاسوبية والمعملية مما يسهل عليها عملية الصيانة والمتابعة. ولن أخوض في دور الوسائط المعلوماتية الحديثة ودوائر الاتصال المستحدثة والتي تدافعت علينا وتكاثرت حتى صدق فيها قول الشاعر:
==1==
تكاثرت الظباء على خراش==0==
==0==فما يدري خراش ما يصيد
==2==
أمام كل هذه المعطيات نجد غريبا على مؤسسة علمية كالمستشفيات الجامعة مثلا ان تقفل ملفات بعض منسوبيها وهم مازالوا يخدمون تحت ملاك مظلة هذه المؤسسة ألا يمكن لقواعد المعلومات الحاسوبية ان تفيد وتجيب عن الاستفسار حول الموظف او عضو هيئة التدريس صاحب الملف ان كان مازال يعمل في المؤسسة ام غادرها الى غير رجعة.
انه من العجب ان يفترض ان على صاحب العلاقة ان يراجع المستشفى الجامعي لغير حاجة فقط حتى يضمن ان يكون ملفه مفتوحا عند الحاجة. لم تقفل الملفات؟ ويتعرض صاحب العلاقة الى اضاعة وهدر وقت ثمين له وللمسؤول الإداري في المستشفى المنوطة به مهمة إعادة فتح الملف او تحديثه او تجديده وغيرها من المصطلحات التي تعج بها النظم الإدارية.
حالة أخرى تكشف قصورا في تحديث المعلومات وهي مكتب الاستقدام في وزارة العمل والشؤون الاجتماعية فالمراجع الذي سبق له ان استقدم عمالة منزلية وسجل عنوانا سيصبح هذا العنوان وشما لا يقبل التغيير حتى لو قدر للمستقدم تغيير عنوانه وزود مكتب الاستقدام بالعنوان الجديد فانه سيجد عنوانه القديم قدرا مقدرا لا يخضع للتحديث ايعقل هذا في زمن الحواسيب والشبكات العنكبية؟ لقد أحسنت بعض المؤسسات في إدراج الاستمارات الرسمية على مواقعها في الشبكة العنكبية كإدارة الجوازات التي سهلت على المراجع اعداد الاستمارة فاحترمت قيمته ووقته وكان هذا من مظاهر التحديث الإداري الذي ميزها.
ويرتبط بيع العقار بكثير من المؤسسات التي تتأثر به وتستلزم قواعدها البيانية من تحديث معلوماتها فاذا بيع عقار فان اسم مالكه القديم يلتصق بفواتير الكهرباء والهاتف والغاز ومؤسسة الأبواب الإلكترونية كأبواب الكراجات وأجهزة الإنذار وعلى المالك الجديد ان يرضخ للأمر او يسعى الى مكاتب تغيير الاسم فلعله أسهل, وأيسر في التعامل.
ومن الأمور الغريبة عند طلب تحديث المعلومات عن المنتسبين في مؤسسة ما ان يطلب من المرء كتابة المعلومات المطلوبة في كل مرة ولا أعلم لم لا يأخذ له صورة من المعلومات القديمة؟ ويصادق عليها على ان تزود بحقل يضاف اليه التحديث ان وجد وألا يبقى الحال على ما هو عليه.
ان مجالات تحديث المعلومات كثيرة ومتعددة ولا يمكن ان نستوفيها في هذا الحيز الضيق لكن ما نريد قوله ان أهمية المتابعة في تحديث المعلومات لمؤسسة ما يجب ان تكون متواصلةومتصلة بغيرها من المؤسسات التي تسفيد من هذه المعلومات.
جامعة الملك سعود ـ الرياض
