تعكس عمليات الرقابة الادراية والمالية من خلال التقارير والموازنات الجهد المستمر للحصول على المعلومات الخاصة بالاداء في المنشأة وتقييمه. ويعتبر هذا الجهد جهدا هاما بوجه خاص في المنشآت العامة.
ان الرقابة على المنشأة بواسطة المعلومات التي تطرحها التقارير والموازنات، التي تكون متاحة لمن هم خارج المنشأة، امر هام لانها الوسيلة الوحيدة التي تجعل المنشآت العامة اكثر عرضة للمساءلة امام الهيئات التشريعية والادارية والجهات المختلفة. ومن ذلك فان التقارير والموازنات هي ادوات تحصل من خلالها الهيئات الرقابية على المعلومات التي تحتاج اليها لممارسة الرقابة على المنشآت العامة.
ويعتمد نجاح وفعالية عمليات الرقابة الادارية والمالية على المعلومات التي يعمل من خلالها المديرون. وعلى وجه التعميم هناك ثلاثة انواع من التقارير التي تربط المعلومات بالمهام الادارية والمالية الرئيسية :
@ فهناك تقارير خاصة بالتخطيط يستخدمها المديرون لتوقع التطورات المستقبلية للبرامج ونتائجها بالنسبة لخدمات الادارة وموازنتها.
@ وايضا تقارير خاصة بالمعلومات تساعد المديرين في تحليل اثر نشاط البرامج، وتقييم النجاح، ومواطن الفشل.
@ كما ان هناك تقارير خاصة بالموازنة تقوم بقياس الاداء المالي ومقارنة تكاليف العمليات بالدخول المتاحة.
وبالنسبة للمديرين العموميين، فان الرقابة من خلال التقارير والموازنات تساعدهم على ارساء المصداقية والمساندة الخاصة بعمليات ومصروفات الادارة. كما تساعدهم في ممارسة المسئولية من خلال وسائل الرقابة الداخلية الفعالة في تحسين الاداء بشكل عام وتكشف مواطن القوة والضعف في العمل.
وحيث ان تعريف الرقابة الداخلية هو (قياس وتصحيح الاداء من انجاز اهداف المشروع وخطط العمل المستهدفة) لذا يجب التفكير في الخطوات التي ستتخذ في هذه العملية من الناحية الادارية ايضا لانها الوجه الآخر المهم والمستهدف لتحقيق الرقابة الفعالة، وهي كما يلي :
1- تطوير واقرار قياس مستوى او مجموعة من المستويات القياسية للاداء الفردي او الجماعي.
2- قياس الاداء المتصل بذلك المستوى القياسي.
3- اتخاذ الخطوات اللازمة لتصحيح التفاوت بين المستوى القياسي والاداء.
ويتم هذا التصحيح بأسلوب واحد من بين اسلوبين اساسيين :
1- من خلال تعديل الاهداف او الخطة (بتغير المستوى القياسي).
2- من خلال تعديل هيكل المنشأة او تكوين هيئة موظفيها، او مهاراتهم، او مواقفهم (تغيير الأداء).
ويفضل ان يكون اتباع نظام رقابي يعتمد على الاستقراء المستقبلي ويحاول ان يتوقع الاجراءات التصحيحية المطلوبة ويتخذها قبل ان تحدث الازمة، اكثر فعالية من نظام ثابت يتفاعل فقط (وغالبا بطريقة دفاعية) بعد حدوث الازمة.
عبدالله حسن الزهراني
