يسعى الكثير من الموظفين في سوق العمل للحصول على شهادات إدارة المشاريع ربما لاعتقاد الكثيرين أنهم لن يستطيعوا إدارة مشاريعهم في العمل بدون هذه الشهادات والدورات والتي قد تضيف تعقيدا لبعض الموظفين أكثر مما يرجوه من الفائدة. طبعا لا نقلل من أهمية تلك الشهادات وما فيها من فائدة عظيمة لكن ما نريد القول هنا أن الكثير من المشاريع الصغيرة وأحيانا المتوسطة وهنا حديثنا عن المشاريع المتعلقة بتقنية المعلومات أو حتى المشاريع في حياتك الشخصية حيث يمكن إدارتها بنجاح كبير وذلك باتباع مجموعة من الخطوات الأساسية والتي تساعد على تخفيف أو إزالة الرهبة من قلوب البعض من الفشل أو التقصير في إدارة المشروع حتى على الصعيد الشخصي. كيلا نطيل أكثر دعونا نستعرض هذه الخطوات ولمن أراد الاستزادة يمكنه مشاهدة العديد من المحاضرات على اليوتيوب أو المراجع والمواقع المختصة بإدارة المشاريع.
1- عرف مشروعك (Define Your Project): قم بتعريف الهدف من المشروع وما العوامل الدافعة للمشروع والعوامل الأكثر تأثيرا على المشروع سواء كانت التكلفة أو نطاق المشروع أو المدة الزمنية وذلك من خلال فهمك لمفهوم المثلث الحديدي.
2- قم بكتابة مهام المشروع (Write Down the Tasks): قم بكتابة المهام التي سوف تقوم بعملها لإنجاز المشروع ولتكن على ورق الملاحظات الصفراء والصقها على لوح أو جدار، ولكن كيف نعرف ما هي المهام؟ ذلك يكون بعدة طرق مثل جلسة عصف ذهني مع فريق المشروع أو الاستعانة بخبراء في نفس المجال أو سؤال ناس قاموا بعمل مشروع مشابه وغير ذلك من الطرق.
3- رتب المهام (Order Your Tasks): بعد كتابة المهام قم بترتيبها حسب التسلسل المنطقي ومدى اعتمادها على بعضها وأضف لها الوقت الزمني المتوقع لإنهاء كل مهمة ومن ثم يتم تسمية المسار الأطول زمنيا بالمسار الحرج (Critical Path) والذي إن حصل فيه أي تغيير فهو يؤثر على سير المشروع.
4- قم بالتحوط (Add Contingency): ينبغي أخذ الاحتياط في عملية احتساب الوقت والجهد لكل مهمة وإضافة وقت إضافي وذلك يتم بناء على عدة طرق منها ما له علاقة بالخبرة والتجارب السابقة وهذا يؤخذ بسؤال أهل الخبرة وقد يكون بعمليات حسابية سهلة.
5- حدد الموارد (Resources Requirement): بعد تحديد المهام وترتيبها واحتساب الزمن الأمثل يتم إضافة عدد الموارد وهنا تختلف الموارد حسب المشروع فقد يقصد بها عدد المبرمجين أو ساعات البرمجة أو عدد الأجهزة المستخدمة للبرمجة وغير ذلك.
6- مخطط جانت (Gantt Chart): يأتي الآن دور ترتيب كل ما سبق في رسم بياني يساعد على إدارة المشروع بشكل أفضل وأسهل ومتابعة مراحله بوضوح وتسهيل تقديم التقارير عن سير المشروع. ويوفر برنامج مايكروسوفت اكسيل العديد من النماذج الجاهزة والتي تساعد المبتدئين على فهمه وحتى تطويره والإضافة عليه. وبالطبع توجد برامج متخصصة في مثل هذه الأمور لكن لا يحتاجها الكثير منا في حياته العملية أو الشخصية.
7- قائمة المخاطر (Risk Register): لا بد من الأخذ بالاعتبار أن كل مشروع محاط بمخاطر يجب الإعداد مسبقا لتجنبها قدر الإمكان وإن حصلت فالتقليل من أثرها أمر ضروري. طبعا تختلف نوعية المخاطر حسب احتمالية حدوثها ومدى تأثيرها في حال حصولها على سير العمل، وهناك طرق عديدة لكيفية احتساب قيمة المخاطر وبناء على قيمة الخطر يتم احتساب أولوية المعالجة للتقليل من تأثير الخطر أو إمكانية منع حصوله، وعملية تحديد المخاطر أيضا لها عدة طرق منها العصف الذهني أو الرجوع إلى المشاريع السابقة أو سؤال أهل الخبرة في كل مجال وغيرها.
8- متابعة الإنجاز (Progress Tracking): من الضروري معرفة سير المشروع في كل مرحلة ومعرفة إذا كان هناك تأخير في أي مرحلة ومستوى الإنجاز ومن أسهل الطرق حساب النسبة المئوية بناء على المهام المنجزة من إجمالي المهام. يفضل استخدام الرسوم البيانية لكونها معبرة وأسهل وأسرع للفهم.
9- مراقبة الميزانية (Budget Tracking): متابعة المصاريف المتعلقة بالمشروع أمر أساسي والتأكد من عدم صرف الميزانية بشكل خاطئ أو بشكل مبكر في مراحل المشروع أو استنفاد الميزانية قبل انتهاء المشروع من المؤشرات الحيوية على سلامة سير العمل في المشروع وهناك عدة مؤشرات لمراقبة ذلك.
10- مراجعة خطة المشروع (Revise Project Plan): قد تحتاج خطة المشروع للمراجعة في بداية المشروع قبل البدء أو حتى أثناء سير المشروع في حال حصل أمر ما يستدعي ذلك كالحاجة لإضافة موارد إضافية لتسريع الإنجاز أو السماح للموظفين بالعمل لوقت إضافي أو التقليل من بعض مكونات المشروع أو جودتها أو تأخيرها لمرحلة متأخرة وغيرها.
11- الدروس المستفادة (Lessons Learned): من المهم والضروري جدا مراجعة ما حصل في المشروع بعد إطلاقه والاستفادة من التجارب التي مر بها العاملون بالمشروع وكيف يمكن تجنبها في مشاريع مستقبلية ويتطلب ذلك الشفافية ويفضل عدم ذكر الأسماء حتى يكون الحوار بناء ويستطيع الجميع الحديث بصراحة أكثر. وأخيرا لا بد من تسجيل كل ذلك للاستفادة منه كمرجع ويضاف إلى ذلك آراء المستخدمين وإفاداتهم وتجاربهم التي مروا بها خلال مراحل المشروع.
1- عرف مشروعك (Define Your Project): قم بتعريف الهدف من المشروع وما العوامل الدافعة للمشروع والعوامل الأكثر تأثيرا على المشروع سواء كانت التكلفة أو نطاق المشروع أو المدة الزمنية وذلك من خلال فهمك لمفهوم المثلث الحديدي.
2- قم بكتابة مهام المشروع (Write Down the Tasks): قم بكتابة المهام التي سوف تقوم بعملها لإنجاز المشروع ولتكن على ورق الملاحظات الصفراء والصقها على لوح أو جدار، ولكن كيف نعرف ما هي المهام؟ ذلك يكون بعدة طرق مثل جلسة عصف ذهني مع فريق المشروع أو الاستعانة بخبراء في نفس المجال أو سؤال ناس قاموا بعمل مشروع مشابه وغير ذلك من الطرق.
3- رتب المهام (Order Your Tasks): بعد كتابة المهام قم بترتيبها حسب التسلسل المنطقي ومدى اعتمادها على بعضها وأضف لها الوقت الزمني المتوقع لإنهاء كل مهمة ومن ثم يتم تسمية المسار الأطول زمنيا بالمسار الحرج (Critical Path) والذي إن حصل فيه أي تغيير فهو يؤثر على سير المشروع.
4- قم بالتحوط (Add Contingency): ينبغي أخذ الاحتياط في عملية احتساب الوقت والجهد لكل مهمة وإضافة وقت إضافي وذلك يتم بناء على عدة طرق منها ما له علاقة بالخبرة والتجارب السابقة وهذا يؤخذ بسؤال أهل الخبرة وقد يكون بعمليات حسابية سهلة.
5- حدد الموارد (Resources Requirement): بعد تحديد المهام وترتيبها واحتساب الزمن الأمثل يتم إضافة عدد الموارد وهنا تختلف الموارد حسب المشروع فقد يقصد بها عدد المبرمجين أو ساعات البرمجة أو عدد الأجهزة المستخدمة للبرمجة وغير ذلك.
6- مخطط جانت (Gantt Chart): يأتي الآن دور ترتيب كل ما سبق في رسم بياني يساعد على إدارة المشروع بشكل أفضل وأسهل ومتابعة مراحله بوضوح وتسهيل تقديم التقارير عن سير المشروع. ويوفر برنامج مايكروسوفت اكسيل العديد من النماذج الجاهزة والتي تساعد المبتدئين على فهمه وحتى تطويره والإضافة عليه. وبالطبع توجد برامج متخصصة في مثل هذه الأمور لكن لا يحتاجها الكثير منا في حياته العملية أو الشخصية.
7- قائمة المخاطر (Risk Register): لا بد من الأخذ بالاعتبار أن كل مشروع محاط بمخاطر يجب الإعداد مسبقا لتجنبها قدر الإمكان وإن حصلت فالتقليل من أثرها أمر ضروري. طبعا تختلف نوعية المخاطر حسب احتمالية حدوثها ومدى تأثيرها في حال حصولها على سير العمل، وهناك طرق عديدة لكيفية احتساب قيمة المخاطر وبناء على قيمة الخطر يتم احتساب أولوية المعالجة للتقليل من تأثير الخطر أو إمكانية منع حصوله، وعملية تحديد المخاطر أيضا لها عدة طرق منها العصف الذهني أو الرجوع إلى المشاريع السابقة أو سؤال أهل الخبرة في كل مجال وغيرها.
8- متابعة الإنجاز (Progress Tracking): من الضروري معرفة سير المشروع في كل مرحلة ومعرفة إذا كان هناك تأخير في أي مرحلة ومستوى الإنجاز ومن أسهل الطرق حساب النسبة المئوية بناء على المهام المنجزة من إجمالي المهام. يفضل استخدام الرسوم البيانية لكونها معبرة وأسهل وأسرع للفهم.
9- مراقبة الميزانية (Budget Tracking): متابعة المصاريف المتعلقة بالمشروع أمر أساسي والتأكد من عدم صرف الميزانية بشكل خاطئ أو بشكل مبكر في مراحل المشروع أو استنفاد الميزانية قبل انتهاء المشروع من المؤشرات الحيوية على سلامة سير العمل في المشروع وهناك عدة مؤشرات لمراقبة ذلك.
10- مراجعة خطة المشروع (Revise Project Plan): قد تحتاج خطة المشروع للمراجعة في بداية المشروع قبل البدء أو حتى أثناء سير المشروع في حال حصل أمر ما يستدعي ذلك كالحاجة لإضافة موارد إضافية لتسريع الإنجاز أو السماح للموظفين بالعمل لوقت إضافي أو التقليل من بعض مكونات المشروع أو جودتها أو تأخيرها لمرحلة متأخرة وغيرها.
11- الدروس المستفادة (Lessons Learned): من المهم والضروري جدا مراجعة ما حصل في المشروع بعد إطلاقه والاستفادة من التجارب التي مر بها العاملون بالمشروع وكيف يمكن تجنبها في مشاريع مستقبلية ويتطلب ذلك الشفافية ويفضل عدم ذكر الأسماء حتى يكون الحوار بناء ويستطيع الجميع الحديث بصراحة أكثر. وأخيرا لا بد من تسجيل كل ذلك للاستفادة منه كمرجع ويضاف إلى ذلك آراء المستخدمين وإفاداتهم وتجاربهم التي مروا بها خلال مراحل المشروع.