يعد تنظيم المناسبات والاجتماعات والمؤتمرات الخاصة بالأفراد والشركات مجالا واعدا به الكثير من الزخم الأمر الذي يفتح المجال للكثيرين إلى دخول هذه المساحة، وفق ما ذكر موقع سمول بيزنيس ترندز. وتعد تجمعات الشركات والمؤتمرات الخاصة الواقعة خلالها مجالا خصبا لتعزيز الاتصالات والاستثمار بين الشركات. لهذا السبب من الذكاء أن تبدأ مشروعًا لتخطيط مثل هذه الأحداث حيث تبحث الشركات عن منظمين يتمتعون بالمصداقية والمواعيد المنضبطة وخروج المناسبات في أفضل شكل تنظيمي.
صناعة تخطيط المؤتمرات
تعد صناعة تخطيط الأحداث والمناسبات متنوعة ومتنامية حيث إنها تتطور دائمًا والطلب يتزايد دائمًا حيث تُحدث التكنولوجيا ثورة في العملية برمتها. وفتحت العولمة المجال ليتمكن المخططون من العمل على الاحتفالات متعددة الثقافات والمؤتمرات الدولية. واليوم، تشمل الصناعة كل شيء بدءًا من تخطيط المعارض والمؤتمرات والتوقيعات التجارية الخاصة وحتى احتفالات الأحداث الافتراضية.
اختار مجال التخطيط المناسب لك
تتوفر مجالات مختلفة للذين يريدون بدء مشروع تخطيط حفلات ومناسبات ومؤتمرات خاصة حاول أن تجد مجالا واحدًا يتماشى مع شغفك وخبرتك. وتتضمن الأحداث الافتراضية ندوات عبر الإنترنت تناسب بشكل ممتاز الأشخاص المهتمين بالتكنولوجيا بينما الأحداث التي تركز على الاستدامة تنظر إلى الممارسات الصديقة للبيئة.
الحاجة إلى مخططين ومنظمين
تحتاج الشركات إلى مخططين لتنظيم التجمعات المتعلقة بالأعمال مثل مناسبات توقيع الشراكات وإطلاق المنتجات. وبطبيعة الحال، واحدة من الفئات ذات الاهتمام الكبير هي حفلات الزفاف.
ما يجب على منظم الحفلات والمناسبات معرفته
يجب أن يكونوا مبدعين لتلبية احتياجات الترفيه والديكور الخاصة بالعميل. يعرف مخططو حفلات الزفاف الجيدون أحدث التقاليد والمتطلبات القانونية والاتجاهات المختلفة في هذا السياق كما ويجب أن يكونوا أيضًا خبراء في الخدمات اللوجستية بما في ذلك إدارة و ترتيبات تنظيم القاعات وأماكن الجلوس للضيوف والنقل وأماكن إقامة الضيوف.
خطوات لإطلاق مشروعك الخاص
أولا وقبل كل شيء يجب أن يكون لديك الشغف اللازم لدخول هذا المجال ففقدان علامة استباقية على فشلك القادم أو على أفضل الظروف عدم إزدهار أعمالك. ولا يجب دخول مجال أعمال إلا بالاستعداد الجيد له من دراسة وسؤال الخبراء ودراسة جدوى للمجال وعدد المنافسين في حيزك المكاني، كما يجب عوائد الربح المتوقعة بالإستعانة برأي الخبراء أو حتى إشراكهم في الأمر.
فيما يلي أهم خطوات كيفية بدء عمل تجاري في مجال تخطيط الأحداث، كالآتي:
1) تحليل السوق:
ينصح الخبراء بتحليل السوق لأعمال تخطيط الأحداث الناجحة. ويعد تحليل السوق أمرًا بالغ الأهمية ويجب أن يتضمن ما يلي.
2) ملفات تعريف العملاء:
تجميع قائمة بميزانيات السوق المستهدفة وتفضيلاتها واحتياجاتها. كما يساعد فهم التركيبة السكانية المحلية والسوق المستهدف في التأثير على الأماكن التي تختارها. ويجب أن تلعب المعايير الثقافية دورًا ايضاً.
3) ملفات تعريف المنافسين:
انظر إلى ما يفعله مخططو الأحداث الآخرون واستراتيجيات التسعير الخاصة بهم. مع صياغة خطة عمل لتخطيط الأحداث والمناسبا، حيث تعتبر خطة العمل الجيدة بمثابة خريطة طريق. كما تجدر الإشارة ثانية إلى أهمية التوقعات المالية، فهي لا تقدر بثمن لأنها تستعرض الربحية والنفقات والإيرادات. ويمكن تعلم تطبيق تحليل SWOT الخاص بتبيان نقاط القوة والضعف والتهديدات والفرص.
4) ما يتطلبه النشاط:
يتطلب النشاط إنشاء مساحة منزلية أو مكتبية و إذا كنت تعمل من المنزل أو تستأجر مساحة تجارية، فأنت بحاجة إلى التفكير في مساحة للاجتماعات تتوافق وميزانيتك. يجب أن يتوافق أي إعداد مكتبي مع لوائح وتصاريح تقسيم المناطق.
5) إدارة علاقات العملاء:
يمكن لأدوات إدارة علاقات العملاء مثل هاب سبوت HubSpot أو ساليس فورس Salesforce أن تُحدث فرقًا كبيرًا.
6) مواقع التواصل الاجتماعي:
يجب الاستفادة من حسابات مواقع التواصل الاجتماعي لأعمال تخطيط المؤتمرات فوسائل التواصل الاجتماعي مهمة. ويمكن لهذه المنصات عرض الأحداث الماضية بصور عالية الجودة وتعزيز الشراكات والتواصل.
على سبيل المثال، يعد موقع لينكد ان مفيد لشبكات B2B. أما الفيسبوك فممتاز لنشر تفاصيل الحدث. ومن الجيد استخدام انستجرام لعرض مقاطع الفيديو والصور.
7) تسعير خدمات تخطيط المؤتمرات:
من المهم حساب نفقات عملك ويشمل ذلك تكاليف العمالة والتسويق ومؤتمرات الشركات وحفلات الزفاف لها متطلبات مختلفة، لذلك يمكن أن تتغير استراتيجية التسعير الخاصة بك بالنسبة لهم.
8) تسويق أعمال التخطيط لحفلاتك
يحتاج عملك لموقع احترافي به قائمة لخدماتك وشهادات العملاء ولا تنس أن تفكر في خدمات تسويق الفيديو.
كيف تبدأ مشروعًا لتخطيط الحفلات بدون مال؟
لا يوجد أي نفقات إضافية إذا كنت تعمل من المنزل وتقدم خدماتك مجانًا في البداية.
تواصل مع الشركات المحلية لمعرفة ما إذا كانوا بحاجة إلى المساعدة في المناسبات الخاصة.
على سبيل المثال، قد تتعلم كيفية التخطيط لتقديم الخدمات لعدد قليل من مراكز التسوق المحلية.
من خلال توفير تجربة إيجابية، قد تقوم هذه الشركات بتعيينك مقابل خدمات مدفوعة الأجر في المرة القادمة التي ترغب فيها في استضافة شيء مماثل.