نظمت المؤسسة العامة للتقاعد دورة تدريبية لمنسوبيها مؤخرا لتدريب وتأهيل منسوبيها على استخدام برنامج مستعرض الوثائق project wise للاستفادة من الوظائف الاساسية التي يتيحها البرنامج والتي تتمثل في استدعاء ملفات المتقاعدين الكترونيا من خلال نظام الارشيف الاليكتروني المرتبط بالحاسب الآلي واستعراضها وطباعتها واتخاذ الاجراءات اللازمة الخاصة بهذه الملفات دون الحاجة للرجوع الى الملفات الورقية او الوثائق الاصلية.
يشار الى انه تم تنفيذ هذه الدورة في قاعة المؤتمرات بالمؤسسة العامة للتقاعد التي تم انشاؤها مؤخرا وتجهيزها بجميع وسائل التقنيات الحديثة للعرض المرئي والمسموع Audio Visual Aids والاستفادة منها في تنفيذ خطط وبرامج التدريب لمنسوبي المؤسسة.
واوضح محمد بن عبدالله الخراشي مدير عام المؤسسة العامة للتقاعد ان الهدف من تدريب منسوبي المؤسسة على هذا البرنامج هو الاسهام بفاعلية في ادارة وتداول الوثائق اليكترونيا دون الحاجة الى استخدام الملفات الورقية الامر الذي سيؤدي الى سرعة انهاء المعاملات واختصار الاجراءات اللازمة لتسوية وصرف مستحقات المتقاعدين بالاضافة الى تقليل العدد اللازم من الموظفين لادارة ومتابعة الوثائق وبالتالي الاستفادة منهم في مواقع اخرى في المؤسسة.
مشيرا الى انه تم توزيع الاجهزة الخاصة ببرنامج مستعرض الوثائق project wise على جميع الادارات المعنية في المؤسسة العامة للتقاعد ومنسوبيها كل فيما يخصه ووفقا لصلاحياته, وأكد انه تم مسح أكثر من ثلاثين مليون وثيقة تخص المتقاعدين وانه يجري حاليا استخدام نظام الارشيف الالكتروني للحصول على هذه المستندات دون الحاجة الى الرجوع للملفات الورقية كما انه سوف يتم مسح وادخال اي مستند يصل للمؤسسة العامة للتقاعد في نظام الارشيف الاليكتروني مع الاحتفاظ بالاصل في المبنى الخاص بالارشيف.
موضحا ان هذا المشروع الهام يعتبر جزءا من المشروع الشامل للمؤسسة العامة للتقاعد والمتعلق بتطوير أنظمة وبرامج الحاسب الآلي، ونوه سعادته إلى أن المؤسسة العامة للتقاعد على أتم استعداد للتعاون مع جميع القطاعات الحكومية والاهلية للاطلاع على هذه التجربة المتميزة والاستفادة منها حيث كانت المؤسسة سباقة في تطبيق هذه التقنية الحديثة لتسهيل الاجراءات وتداول الوثائق وحفظ المستندات وتسهيل الرجوع اليها وانهاء معاملات المتقاعدين بكل يسر وسهولة, مشيرا الى انه تم عرض التجربة في دولة الإمارات العربية في احد المؤتمرات التقنية المصاحبة لمعرض (جايتكس) حيث لاقت نجاحا واستحسانا من الحضور لما تمثله هذه التجربة من اضافة تقنية ونقلة حضارية في اساليب العمل الحكومي بما يسهم في رفع كفاءة وسرعة انجاز الاعمال التي تقوم بها المؤسسات الحكومية.
موضحا انه وصلت الى المؤسسة العامة للتقاعد العديد من الطلبات من بعض الجهات من داخل المملكة وخارجها لزيارة قسم الارشيف الاليكتروني للتعرف على كيفية عمله والاستفادة من هذه التجربة الفريدة بما يحقق الاهداف والغايات المرجوة التي يتطلعون اليها.
