اعتمد الأمير خالد الفيصل مستشار خادم الحرمين الشريفين أمير منطقة مكة المكرمة رئيس اللجنة الإشرافية لسوق عكاظ، الدليل التنظيمي للسوق في دورته التاسعة، الذي يهدف إلى تحقيق أعلى درجات التنظيم في العمل وجعله مؤسسياً لبلوغ النتائج المرجوة.
ويتضمن الدليل الذي حدد أعضاء ومهام 12 لجنة، اللجنة الإشرافيَّة التي يرأسها سمو الأمير خالد الفيصل وتضم في عضويتها وزير التعليم، ووزير الثقافة والإعلام، ومستشار سمو أمير منطقة مكة المكرمة، وأمين سوق عكاظ و3 إلى 5 أشخاص من ذوي الخبرة والعلاقة بأعمال السوق.
وتضطلع اللجنة الإشرافية بمهام عدة يأتي في مقدمتها الإشراف والموافقة على فعاليات السوق وبرامجه، واعتماد الأنظمة واللوائح الخاصة بالسوق، إضافة إلى إقرار جوائز سوق عكاظ وشروطها ونتائج التحكيم، ومراجعة نتائج تقارير السوق الدوريَّة.
واعتمد سموه اللجنة التنفيذية والأعمال المناطة بها، ويرأسها محافظ الطائف، وعضوية الجهات ذات العلاقة بالعمل الميداني المتعلق بالسوق، وتتولى مهام التنسيق مع الجهات الخدمية بهدف توفير الخدمات التي يحتاجها السوق ومرتادوه، إضافة إلى تحقيق التكامل بين القطاعات كافة، كما تعمل على توفير البيئة الجاذبة لرواد السوق.
وتتولى اللجنة التنفيذية كذلك تحديد احتياجات السوق على كافة الأصعدة لإظهار المناسبة بالشكل اللائق سيما وأن سوق عكاظ أصبح تظاهرة ثقافية تجاوزت المحلية، وبات محط أنظار المهتمين بالشأن الثقافي من داخل المملكة وخارجها.
واشتمل الدليل على أعمال اللجنة الثقافية التي تهتم بالإشراف على جوائز سوق عكاظ وإعداد البرنامج الثقافي المصاحب للسوق، كما تتولى وضع معايير وشروط مسابقات سوق عكاظ بأفرعها الثمانية، إضافة لمتابعة أعمال المحكمين والإشراف على أعمال لجان تحكيم المسابقات.
كما تضمن الدليل الذي اعتمده أمير منطقة مكة المكرمة مهام لجنة التقييم التي تهتم بتقييم الخطط التشغيليَّة للفعاليات والبرامج في بداية كل دورة، ومتابعة تنفيذ الخطط التشغيليَّة، وإعداد تقرير في نهاية كل دورة يتضمن السلبيات والايجابيات والآراء والمقترحات، إضافة لتضمنه دليل لجنة الموقع التي تُعنى بتحديد احتياجات موقع سوق عكاظ في العرفا، وتعمل على مراقبة تنفيذ المشاريع وصيانتها في محيط السوق، والعمل مع كافة الشركاء كمنظومة واحدة من أجل توفير بيئة عمل مميزة.
كما جاء في الدليل مهام لجنة المعارض التي تهتم بالتواصل مع الجهات الراغبة في تخصيص مواقع لها داخل خيمة المعارض، والإشراف على التنظيم والترتيب، وكذلك أعمال اللجنة الإعلامية التي تتولى نقل التظاهرة الثقافية عبر وسائل الإعلام المختلفة وإبراز كافة الأنشطة بمختلف أنواعها للمجتمع إضافة لإصدار نشرات وبث رسائل يومية عبر الإعلام المرئي والمسموع.
ومن بين اللجان المعتمدة لجنة العلاقات العامة التي تهتم بالتواصل مع شرائح المثقفين والمفكرين، وأطياف المجتمع المختلفة لإيجاد علاقة فاعلة بين النشاط الذي يقدمه السوق والملتقى، إضافة إلى متابعة الفائزين والتواصل معهم وإشعارهم بفوزهم وتسهيل جميع إجراءاتهم. ويضم الدليل لجنة الإسكان التي تتولى استقبال الضيوف والفائزين وتأمين السكن المريح لهم طيلة فترة إقامتهم، كما اشتمل الدليل على أعمال لجنة الفلوكلور الشعبي التي تعمل على التواصل مع الفرق الشعبية في محافظات منطقة مكة المكرمة، وتتولى أيضاً مهمة تحكيم المشاركات والإشراف على برامج الفلكلور المصاحب لفترة السوق. وتضمن الدليل كذلك لجنة جادة سوق عكاظ الذي تقوم الهيئة العامة للسياحة والآثار بالإشراف الكامل على برامج وفعاليات الجادة، ويتم تشكيل لجان العمل لجادة عكاظ تحت إشراف الهيئة، ويوجد تنسيق مستمر بين لجان السوق الأخرى وبين اللجان المشرفة على برامج وفعاليات الجادة، وأخيراً فند الدليل أعمال اللجنة المالية التي تتولى الشؤون المالية وميزانية العمل طيلة أيام السوق. وفي شأن ذي صلة لا تزال اللجان المتخصصة تستقبل مشاركات الراغبين في التنافس على جوائز سوق عكاظ في الأفرع كافة، وفي هذا الصدد جددت أمانة السوق الدعوة للراغبين في المشاركة من داخل المملكة وخارجها، في فرع الجائزة الرئيسي (شاعر عكاظ)، وفروع شاعر شباب عكاظ، والتصوير الفوتوغرافي، والخط العربي، وفروع الجائزة الأخرى، كما طلبت الأمانة من وزراء الثقافة العرب والملحقيات الثقافية والجامعات السعودية والأندية الأدبية وجمعيات الثقافة والفنون دعوة الشعراء والمبدعين من داخل المملكة وخارجها إلى التنافس والمشاركة في جوائز عكاظ، التي أصبحت محط أنظار العالم بعد تنقلها خلال الدورات المقبلة بين عدة عواصم عربية.
