كثيرا ما نسمع عن النظام المالي والإداري للمنشآت ولكن الكثير منا لا يعرف على وجه الدقة ما النظام المالي والاداري وما مكنوناته؟.
النظام المالي والاداري هو أحد الأركان الاساسية لنجاح المنشأة الاقتصادية كما ذكرنا في مقال سابق ولكن هنا سوف نغوص في أعماق هذا النظام.
أولا سنبدأ بالنظام الاداري الذي يعرف بأنه الإجراءات والخطوات التي تتبعها المنشأة لتنفيذ عملياتها التشغيلية بين الأقسام المختلفة في المنشأة وبين الأطراف الخارجية، وعادة يمارس الموظفون أعمالهم نقلا عمن سبقهم من الموظفين في العمل، وقد يضيفون إجراءات وخطوات جديدة لا لزوم لها او ينسون خطوات مهمة جدا ولكن هذا لا يعني وجود نظام اداري.
فالنظام السليم يجب أن يكون مكتوبا وتحدد فيه المهام التي يقوم بها كل شخص في المنشأة عن طريق توصيف وظيفي لكل وظيفة يحدد من خلالها المهام الوظيفية والواجبات والالتزامات والصلاحيات والمسؤوليات التي تترتب على كل شخص للقيام بمهامه وواجباته الوظيفية.
وعادة يتم عمل خريطة تحدد العلاقات بين الرؤساء والمرؤوسين كما تحدد العلاقات بين الإدارات المختلفة في المنشأة وتسمى هذه الخريطة بالهيكل التنظيمي للمنشأة.
والهيكل التنظيمي يكون على شكل هرمي يبدأ من أعلى سلطة في المنشأة كرئيس مجلس الإدارة أو المدير العام وينتهي بالإدارات المختلفة للمنشأة والتي يتواجد فيها مدير لكل إدارة.
وكل إدارة تمثل نشاطا من أنشطة المنشأة فعلى سبيل المثال لدينا إدارة المبيعات وإدارة المشتريات وإدارة الحسابات وغيرها من الإدارات المتنوعة، وقد يتم دمج أعمال إدارتين في إدارة واحدة ولكن المعيار الأساسي الذي يحدد هل هذا النشاط بحاجة أن تكون له إدارة ام لا هو حجم العمل في هذا النشاط، فعلى سبيل إدارة الخزينة لا تحتاج أن تكون لها إدارة مستقلة إذا لم يكن لديها أعمال كافية لإنشاء هذه الإدارة مثل وجود استثمارات متنوعة ومحافظ استثمارية كبيرة.
وقد يتحول قسم صغير تابع لإحدى الادارات الى ادارة مستقلة اذا ازداد حجم أعمال هذا القسم ليصبح من الضروري تحويله الى ادارة، على سبيل المثال ادارة التحصيل من الممكن ان تبدأ بقسم ولكن اذا توسعت المنشأة في عمليات الائتمان بشكل كبير فقد تحتاج الى تحويل قسم التحصيل الى ادارة التحصيل.
وقد كنت في احد الاجتماعات مع الرئيس التنفيذي لشركة مستقلة قائمة بذاتها خاصة بالتحصيل للشركة الام فقط، وقد كانت في البداية ادارة تحصيل ولكن لارتفاع وتزايد حجم تسهيلات المبيعات الآجلة الى مئات الملايين من الريالات مما دفع الشركة الأم الى تكوين شركة تحصيل مستقلة للقيام بهذه المهمة.
كما ان تقسيم نشاط المنشأة الى إدارات يساعد كثيرا في عمليات التقييم، اذ يمكن تحديد معايير لتقييم اداء كل ادارة ومقارنتها مع اداء الادارات الاخرى وبالتالي معالجة الخلل في الإدارات التي لا تواكب تطور المنشأة.
لذا فإن النظام الاداري يتلخص في تحديد المهام والواجبات والمسئوليات الملقاة على عاتق الموظف مقابل الصلاحيات الممنوحة له لإدارة هذه المهام.
وما ينطبق على الموظف ينطبق على الادارة.
اما النظام المالي فإنه يعرف بالإجراءات والخطوات التي تتبعها المنشأة لتنفيذ عملياتها المالية وتسجيل هذه العمليات في برنامج محاسبي نظرا لاهمية هذه العمليات وارتباطها المباشر بالنقد.
وتتلخص العمليات المالية في معظم المنشآت من ثلاث عمليات رئيسية لا بد من توفرها في كل المنشآت بالإضافة الى عمليات فرعية تزيد وتنقص حسب نشاط كل منشأة.
والعمليات الرئيسية هي اولا عملية البيع وقبض الثمن نقدا او البيع الآجل.
وثانيا عملية الشراء.
ودفع الثمن نقدا او الشراء الآجل.
وثالثا صرف الرواتب للعاملين.
هذه هي العمليات الرئيسية التي لا تكاد تخلو منشأة منها ولكن قد تكون هناك عمليات اخرى في بعض المنشآت، ونظرا للاهمية القصوي للجزء المالي فإن هناك ادوات للنظام المالي مثل سندات القبض والصرف والقيد وخلافه ويتم تسجيل هذه العمليات في برنامج محاسبي خاص بها وطباعة التقارير المالية التي تحتاجها المنشأة مثل ميزان المراجعة والبيانات التحليلية الاخرى، وتحكم عملية تسجيل البيانات المحاسبية معايير وانظمة مختلفة فمثلا هناك المعايير الدولية والمعايير الامريكية وايضا المعايير السعودية، وجميع هذه المعايير هدفها الحصول علي تقارير مالية للمنشأة يمكن الاعتماد عليها والثقة بها.
ويختلف النظام المالي عن النظام الاداري بان النظام الاداري يخدم امور المنشأة الداخلية في حين ان النظام المالي يخدم امور المنشأة الداخلية والخارجية على حد سواء.
وخلاصة القول ان النظام المالي والاداري مرتبطان ارتباطا وثيقا ويمثلان ركنا اساسيا من اركان نجاح المنشآت الاقتصادية.
