اعتمد صاحب السمو الملكي الأمير سلطان بن سلمان بن عبدالعزيز رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، رئيس اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة لتطبيقها بشكل رسمي. ووجه سمو رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، بالعمل على تطبيق تلك الإجراءات لتكون أساسا ثابتا لإقامة المؤتمرات في المملكة ومواكبة للتطورات والأساليب الحديثة في تنظيم المؤتمرات والمنتديات والندوات والملتقيات على حد سواء. وتتضمن تلك القواعد والإجراءات، 14 مادة تحوي جميع الأساليب المهنية لإقامة المؤتمرات، إلى جانب إجراءات الحصول على الترخيص النهائي لإقامة المؤتمر في حال اكتمال متطلبات الموافقة المبدئية، مع مراعاة الالتزام بجميع أنظمة حقوق الملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المؤتمر. وتخضع لهذه القواعد والإجراءات، المؤتمرات التي تقيمها الغرفة التجارية الصناعية والجمعيات المهنية والعلمية والطبية والأهلية والخيرية والتعاونية ومؤسسات القطاع الخاص والجامعات في المملكة، ويستثنى من القواعد والإجراءات المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية (الوزارات والهيئات الحكومية) بمشاركات خارجية، وتسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22 /3 /1431هـ، إلى جانب المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي في 6 /10 /1432هـ.
ويوضح الفصل الثاني بمادته الثالثة، الشروط العامة من قواعد إقامة المؤتمرات التي تمنع إقامة المؤتمرات في المملكة بجميع أنواعها دون ترخيص من البرنامج، إلى جانب المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المؤتمر، وأن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المؤتمر، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للغة العربية، وأن يتم تسمية المؤتمر بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بجميع الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمؤتمر باللغة العربية والإنجليزية، ويجب ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن 50 شخصا.
وجاء من ضمن الشروط، أن تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر احدى الفئات التالية: «الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات، على أن يكون ترخيصها وسجلها التجاري عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر ساري المفعول»، «الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الأهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة»، «الغرف التجارية الصناعية»، «الجامعات الحكومية أو الأهلية».
ومنعت الإجراءات والقواعد الجديدة القيام بأي أنشطة ترويجية للمؤتمر بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج، ولا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المؤتمر من الباطن أو بيعها للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمؤتمر، في الوقت الذي لا يتحمل البرنامج أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمؤتمرات. يذكر أنه تتوافر نسخة كاملة من هذه الإجراءات على موقع البرنامج على الانترنت.
