في هذا التقرير -الصادر حديثا - نعرج بكم على بعض المحطات المهمة في حياة بعض المدراء العالميين وكيف كانوا يقومون بأعمالهم ... في البداية:تعين على واين كيرتس- نائب رئيس شركة للاستثمارات في فاني ماي (بالعاصمة الأمريكية واشنطن)- أن يعيد التفكير في أسلوب عمله، حين أوكلت الشركة إليه مسئولية متابعة الماليات العامة؛ إضافة إلى مسئولياته الأخرى، في ربيع العام الماضي. كان بوسع كيرتس- قبل أن توكل إليه المهام الجديدة- الانتهاء من اتفاق بشأن مد خط ائتمان لهيئة محلية أو هيئة تابعة لحكومة الولاية، لتمويل مشروع بناء 50 وحدة سكنية، في مدة تصل إلى شهرين. لكن السرعة في إنجاز العمل من أهم خصائص المسئولية الجديدة، التي تتضمن تقييم صفقات شراء سندات حجمها مليارات الدولارات.
يقول كيرتس: لقد زاد حجم أعمالي، فجأة، إلى عشرة أمثال ما كان عليه ... كان إيقاع العمل الجديد مختلفًا أشد الاختلاف عن العمل الذي كنت أؤديه من قبل. وكنت، أتلمس طريقة تمكنني من الاحتفاظ بقدرتي في التركيز على الأولويات في الأجل الطويل.
وكي تستفيد أقصى استفادة من الوقت الممل، يتعين أن يكون هدفك واضحًا، كما يقول الخبير الإداري ديفيد كولمان، ومقره العاصمة الأمريكية واشنطن. يقول كولمان: ضع الأمور المهمة التي تريد إنجازها في مقدمة جدول أعمالك، ثم اتبعها بالأقل أهمية لتأخذ كل الأمور حظها من الأداء.
يستعين كولمان بأحد الأساليب الواردة في الكتاب المعني بإدارة الوقت "الأهم فالمهم" First First Thingsلمؤلفه ستيفن كوفي (الصادر عن دار سايمون وشوستر في العام 1994). يطلب كولمان ممن يتدربون على يديه تخيل أن لديهم صخورًا وحصًى ورمالاً، ويسألهم بأي منها سيملأون تجويفًا ما كحفرة مثلاً. إن الصخور تشبه أكثر المهام الاستراتيجية أهمية، أما الحصى فتليها في الأهمية، فيما تأتي الرمال في ذيل الاهتمامات. إن البدء بالرمال والحصى في ردم الحفرة لا يترك مجالاً للصخور. لكن لو عملنا بطريقة عكسية- أي بدأنا ردم الحفرة بالصخور، ثم بالحصى، ثم بالرمال في نهاية المطاف - سيجد العملاء مجالاً متسعًا للاستعانة بكلٍ من الصخور والحصى والرمال معًا. وعليه يجب أن تحوز الأعمال التي تتمتع بالأولوية على اهتمام العميل أولاً، ثم تليها المهام الأخرى التي يتم إنجازها، مرتبة تنازليًا؛ وفقًا لأهميتها. وبذلك تصبح سلسلة الأعمال- التي كانت تثير إرباكًا وضجة ذات يوم- عملية يسيرة الأداء.
وللتعرف على الأعمال التي لها أولوية قصوى، يقترح العديد من خبراء الإدارة الاستعانة بمصفوفة بسيطة من جدولين أفقيين وآخرين رأسيين. يحدد كتاب (الأهم فالمهم) أربعة أرباع في المصفوفة المقترحة:
@ المهام المستعجلة والمهمة (الربع الأول). مثل؛ التعامل مع سحب منتج من السوق، أو الانتهاء من كافة الإجراءات اللازمة قبل الموافقة على صفقة تملك.
@ المهام غير المستعجلة والمهمة (الربع الثاني). مثل؛ تطوير علاقات عمل أساسية، أو وضع خطة عن كيفية استجابة شركتك للتغييرات، التي تتوقع حدوثها في صناعتك خلال 18 شهرا.
@ المهام المستعجلة وغير المهمة (الربع الثالث). مثل؛ استقبال مكالمة هاتفية مستعجلة من أفراد المبيعات، أو توزيع بطاقات الدعوة، والمساهمات في عمل الترتيبات اللازمة لحفل؛ سيقام الأسبوع المقبل.
@ المهام غير المستعجلة وغير المهمة (الربع الرابع). مثل؛ التصفح عبر الإنترنت، أو الدردشة حول أعطال جهاز التكييف في المكتب.
الربع الثاني- في هذه المصفوفة- هو أهم هذه الأرباع، لأنه يمثل الأنشطة التي تتضمن وجود الوقت الممل.
