وتعقد اللجنة اجتماعاتها في مقر اتحاد الغرف، ويجوز باتفاق الأعضاء عقد اجتماعات اللجنة بالغرف أو في أي مكان آخر، ويكون الاجتماع صحيحًا بحضور (ثلاثة) أعضاء على أن يكون من بينهم رئيس اللجنة.
ويتولى أمانة سر اللجنة أحد العاملين في الاتحاد على أن يكون متخصصًا في الأنظمة؛ ويقوم بالتحضير لأعمالها ومراعاة خصوصية مداولاتها وتوصياتها؛ وتوثيق اجتماعاتها والقيام باللازم بما يكفل للجنة قيامها بأعمالها على أكمل وجه، وله حق حضور اجتماعات اللجنة دون التصويت على القرارات أو التوقيع على المحاضر.
وللجنة الحق في الاجتماع مع كل أو بعض أو أحد أعضاء مجلس إدارة الغرفة أو أكثر أو من تراه من ذوي العلاقة، بهدف المعالجة والوصول إلى تسوية ودية منهية للخلاف، وفي جميع الحالات، يتم الرفع بما تنتهي إليه اللجنة إلى الوزير مع التوصيات المقترحة.
فيما قدمت وزارة التجارة مشروع اللائحة التنفيذية لنظام الغرف التجارية الجديد، بيان آلية إنشاء الغرف في المنطقة الإدارية الواحدة، وآلية دعوة الجمعية العمومية في كلٍ من الغرف التجارية واتحاد الغرف التجارية وتحديد نصاب انعقادها والتصويت على قراراتها، إلى جانب بيان صلاحيات رئيس مجلس إدارة الغرفة والاتحاد، وبيان الضوابط المتعلقة بعد الاجتماعات والتصويت على القرارات لمجلس الإدارة وللجمعية العمومية للغرف التجارية واتحاد الغرف، وكذلك ضوابط استخدام الوسائل الإلكترونية.
