منذ أن ظهرت جائحة كورونا تطورت وسائل التواصل الاجتماعي بشكل كبير لتواكب الاحتياجات الجديدة كما تطورت معها تقنيات التواصل في قطاعات الأعمال المختلفة، حيث برزت الاجتماعات الافتراضية كأحد الحلول الناجعة لسد الاحتياجات في إنجاز اجتماعات العمل، وأصبحنا نتنقل بين تقنية وأخرى لنختار منها ما يناسب احتياجاتنا على كافة الأصعدة، وصرنا نعتمد عليها كثيرا في إنجاز أعمالنا بعقد الاجتماعات الافتراضية التي اختصرت لنا الكثير من الوقت وتجاوزت عقبة المكان وصرنا نتفنن في اختيار الخلفيات الافتراضية التي تظهر خلفنا في الاجتماعات مستفيدين من المميزات الكبيرة التي توفرها لنا هذه البرامج، وقد أشبع تأثير هذه الاجتماعات الافتراضية على حياتنا المهنية والشخصية تناولا في العديد من المقالات، وقناة الـ bbc البريطانية تناولت في تقرير تلفزيوني لها المواقف المحرجة التي ظهرت مع هذه الاجتماعات. وسأتناول في هذه المقالة ما يغفل عنه كثير من مستخدمي الاجتماعات الافتراضية في أثرها على الصورة الذهنية التي تتكون عنا من خلال ظهورنا في هذه الاجتماعات، ففي الاجتماعات الحضورية نكون في أغلب الأحيان مخدومين، وتكون هناك جهات معنية ترتب لنا قاعة الاجتماع وتبلغنا حتى بموقع جلوسنا، بينما العكس في هذه الاجتماعات الافتراضية حيث أنت وحدك من يتولى هذه المهمة، وإن كنت في موقع مسؤولية فقد يشاطرك سكرتيرك الشخصي مهمة ترتيب موقع اجتماعك الافتراضي، ويعمل معك على تحسين صورة ظهورك عبر هذه التقنية لتعطي انطباعا إيجابيا وارتياحا نفسيا عن هذا الظهور.
فكثيرا ما نشاهد عبر هذه البرامج مكاتب مرتبة خالية من الأوراق والتشوهات البصرية، بل شاهدنا البعض مستعدا لهذه الاجتماعات باختيار الموقع المناسب الذي يظهر جمال المكتب ورسميته في حال الاجتماعات الرسمية. ومنهم من يعمل على إيضاح معرفه الذي يظهر فيه في الاجتماع بكتابة اسمه بشكل كامل أو يضع صورته الشخصية في موقع الصورة في حال اضطر لإغلاق الكاميرا لظرف طارئ، وهناك من يستعد أيضا بوضع إضاءة إضافية ليظهر نفسه بصورة أفضل بعيدا عن ظلام الأجهزة. وقد تزامن مع ظهور هذا النوع من الاجتماعات بروز عدة منظمات قامت بوضع إرشادات وقواعد لأفضل الممارسات لهذه النوعية من الاجتماعات عن بعد، ووضعتها في دليل للاجتماعات الافتراضية ليكون في متناول الجميع، ومنها الذي أصدره مركز التواصل الحكومي، والذي يركز على أهمية الإعداد الجيد لمثل هذه الاجتماعات وإعطائها قدرها من الاهتمام.
وقد نلاحظ من يغفل عن تحسين صورة ظهوره في هذه البرامج فلا يحسن مكان المشاركة في الاجتماع فيظهر مكتبه بأسوأ صورة، ولا يهتم بطريقة هندامه، ولا يتحرج من الأكل أثناء الاجتماع أو التحدث وفي فمه لقمة تطحن، أو يتجاهل ميكرفونه مفتوحا فيؤذي الاجتماع بأصواته المرتفعة، أو يشغل نفسه والكل يشاهده وهو بمهام أخرى.
فالاهتمام ببروتوكول الاجتماعات الافتراضية يشكل فارقا ودليلا بارزا على ثقافة المنظمات ووعي المشاركين في هذه الاجتماعات. والمنظمات الذكية هي من تولي هذا الظهور أهمية كبرى لمسؤوليها بمختلف مستوياتهم الوظيفية، وتحافظ على صورة ذهنية جميلة لمسؤوليها في كل موقع.
@dhfeeri
