وعندما نقول «دراسة شاملة» فنحن لا نقصد تعقيد الأمور، بل القيام ببعض الخطوات البسيطة ولتسهيل الموضوع سنلخصه بما يلي:
1- إعداد قائمة مبادرات لترشيد الاستهلاك الأمثل: كل إدارة تقوم بإعداد قائمة من المبادرات (عصف ذهني) بدون الخوض في أي تفاصيل مبدئيا.
2- وضع معايير لتقييم المبادرة: يتم وضع عدة معايير لتقييم أثر المبادرة على الشركة من الناحية الإستراتيجية والمالية والتنظيمية (مرتفع، متوسط، منخفض)، أمثلة على ذلك:
a. ما هو الأثر الإستراتيجي للمبادرة؟
b. هل لها فائدة مالية من حيث التوفير وما حجم العائد؟ مثلا (أقل من 100 ألف، بين 100 ألف ومليون، أكثر من مليون).
c. هل سيكون تأثيرها إيجابيا أم سلبيا على سير العمل في الشركة؟
d. هل تحتاج إلى ميزانية وموارد إضافية للبدء بها، وما حجمها إذا كان الجواب نعم؟
e. كم المدة الزمنية المتوقعة للتنفيذ؟
f. ..... إلخ.
3- إعطاء كل مبادرة التقييم المطلوب: يتم عكس ذلك بلغة الأرقام ووضع معيار نهائي (مثلا من 25) لفرز المبادرات حسب الأعلى درجة، فالتي حققت أقل من 15 مثلا يتم استبعادها ويتم قبول، التي حققت أكثر من 21، وما تبقى يوضع على قائمة الانتظار أو المراجعة وهكذا.
4- توضيح التفاصيل المالية: بناء جدول يوضح تفاصيل كل مبادرة من الناحية المالية والقيمة المتوقعة والتوفير بعد تطبيق المبادرة.
بالطبع فإن قسم تقنية المعلومات يمكن الاعتماد عليه بشكل كبير في ترشيد المصروفات بالشكل الأمثل على مستوى الشركة والإدارة، مثل:
1- علينا أن ندفع مقابل ما نحتاجه فقط ويسهل دورة العمل: شراء التراخيص بشكل تقديري بدون الجرد السنوي أو الدوري لمعرفة الموظفين الموجودين فعليا لهذه السنة لعدد وأنواع التراخيص هدر بلا مبرر.
2- علينا أن نبحث عن البديل الأفضل والأقل تكلفة: تبدو المعادلة هنا صعبة من الوهلة الأولى لكنها أسهل مما نتصور، فمثلا اختيار نوع التراخيص المناسب لكل موظف حسب حاجة العمل سيوفر الكثير من المصاريف؛ لأن لكل منها تسعيرة مختلفة. كذلك مع تطور التقنيات أصبحت لدينا خيارات متنوعة ذات كفاءة عالية وتكلفة أقل بكثير.
3- التحول الرقمي والأتمتة: إن عملية الأتمتة والرقمنة والمعالجة الرقمية وصولا إلى التحول الرقمي ستوفر ما لا يقل عن 40 إلى 60 % من استهلاك الورق داخل الشركة ناهيك عن رفع كفاءة الموظفين بنسبة لا تقل عن 35 %، وتوفير الوقت المهدر في المراسلات والطباعة والأمور، التي يصعب قياسها بدون نظام.
@DrFaisal2020
