إذا سألنا أي شخص في مكان العمل عن حل المشاكل واتخاذ القرارات وعما إذا كانت هذه الأنشطة جزءًا من يومه فسيجيب بـ "نعم!" ولكن كم منا حصل على تدريب في حل المشكلات؟ فنحن نعلم أنه عنصر حاسم في عملنا، ولكن هل نعرف كيفية التصرف نحوه بفعالية؟، إذا كانت إجابتك بـ"لا" يمكنك معرفة هذه المعلومات واتباع الخطوات البسيطة التالية لحل مشكلات العمل بسهولة أكبر في المرة المقبلة، وفق ما ذكر موقع "ميديات" العالمي، كالآتي:
3 أشياء يميل إليها الناس
يميل الناس إلى القيام بثلاثة أشياء عندما يواجهون مشكلة ما: يشعرون بالخوف أو عدم الارتياح ويتمنون زوالها أو يشعرون أن عليهم التوصل إلى إجابة ويجب أن تكون الإجابة الصحيحة ويبحثون عن شخص يلومه أو مواجهة المشكلة وفي الواقع ستكون هناك دائمًا مشاكل! ذلك لأن المشاكل لا تنتهي.
سببان وراء رؤية كل مشكلة على أنها كذلك
هناك سببان وراء ميلنا لرؤية أغلب القضايا على أنها مشكلة يجب حلها ونحن لسنا متأكدين من طريقة الوصول لأفضل حل، ومن المحتمل أن تكون هناك صراعات حول الحل الأفضل. كما يميل معظمنا إلى أن يكون "كارهًا للصراع"، فنحن لا نشعر بالارتياح عند التعامل مع الصراع ونميل إلى الشعور بأن شيئًا سيئًا سيحدث. لكن الهدف من عملية حل المشكلات هو جعلنا ومنظمتنا أكثر "صديقة في مواجهة الصراعات" و"كفاءة في حل النزاعات".
ما يجب تذكره
هناك شيئان مهمان يجب تذكرهما بشأن المشاكل والصراعات، أنها تحدث طوال الوقت وهي فرص لتحسين النظام والعلاقات وإنهم في الواقع يزودوننا بالمعلومات التي يمكننا استخدامها لإصلاح ما يحتاج إلى إصلاح والقيام بعمل أفضل.
إذا نظرنا إلى الأمر بهذه الطريقة فيمكننا تقريبًا أن نبدأ في الترحيب بالمشاكل!
لا يجب الذهاب إلى أسرع حل مباشرة
ولأن الناس يولدون قادرين على حل المشكلات، فإن التحدي الأكبر هو التغلب على الميل إلى التوصل إلى حل سريع على الفور لأن الخطأ الأكثر شيوعًا في حل المشكلات هو محاولة إيجاد حل على الفور وهو أمر غير محبذ لأنه يضع الحل في بداية العملية في حين أن ما نحتاجه هو الحل في نهاية العملية.
فيما يلي 7 خطوات فعالة لحل مشكلات العمل بسهولة أكبر:
1) تحديد ماهية المشكلة أولا:
تأتي نصائح الخبراء بأن يكونوا أولا واضحين بشأن ما هي المشكلة. وتذكر أن الأشخاص المختلفين قد يكون لديهم وجهات نظر مختلفة حول ماهية القضايا. افصل قائمة القضايا عن تحديد الاهتمامات (هذه هي الخطوة التالية!).
2) فهم اهتمامات الجميع:
تعد هذه خطوة حاسمة وعادة ما تكون مفقودة فالاهتمامات هي الاحتياجات التي تريد تلبيتها من خلال أي حل محدد. وغالبًا ما نتجاهل اهتماماتنا الحقيقية عندما نصبح مرتبطين بحل معين. والحل الأفضل هو الذي يرضي مصالح الجميع. ومن المهم وضع اختلافاتكم جانبًا لبعض الوقت واستمعوا لبعضكم البعض بهدف الفهم. كما يجب الفصل بين تسمية المصالح وقائمة الحلول.
3) رصد الحلول (الخيارات) الممكنة:
يعد هذا هو الوقت المناسب للقيام ببعض العصف الذهني فقد يكون هناك مجال كبير للإبداع وفي هذا الجانب يجب فصل قائمة الخيارات عن تقييم الخيارات.
4) حدد خيارًا أو خيارات بعينها:
ما هو الخيار الأفضل وهل هناك طريقة "لتجميع" عدد من الخيارات معًا للحصول على حل أكثر إرضاءً؟
5) توثيق الاتفاقية:
لا تعتمد على الذاكرة فكتابتها ستساعدك على التفكير في كل التفاصيل والآثار المترتبة.
6) الرصد والتقييم:
قد تتغير الظروف ولذلك فعقد اتفاقيات حول التقييمات المتوقعة أمر مهم لتجنب حدوث مزيد من المشكلات في المستقبل.
7) امنح نفسك بعض الوقت:
يستغرق حل المشكلات بشكل فعال بعض الوقت والاهتمام أكثر من الأول، لذا لا تقسو على نفسك كثيراً إذا تأخر حل مشكلة ما.
ولكن وقتًا واهتمامًا أقل مما تتطلبه مشكلة لم يتم حلها بشكل جيد لايساعد على الحل النهائي.
أخيرا، تعد المشكلة مثل منحنى في الطريق ولهذا يجب أخذ الأمر بشكل جاد وستجد نفسك تسير في الطريق الصحيح.
