دعيت يوماً لمشروع أسماه صاحبه مشروعاً شبابياً ناجحاً، وهو كذلك - بفضل الله، ولكن عندما سألته: هل لديك خطة؟ لم أتلق إجابة بنعم مع شديد الأسف.
- لا أدري كيف يعمل مشروع بدون خطة، ولا أدري كيف يريد النجاح من لم يخطط له!
- التخطيط الذي هو التحديد في الوقت الحاضر لما سيتم عمله في المستقبل، أو ذلك الجزء من العملية الإدارية الذي يسعى لتحديد مستقبل المنظمة، وقد يكون لمشروع جديد أو لتطوير مشروع قائم أو لحل مشكلة أو للعمليات الروتينية، هو وظيفة من وظائف أي مدير، ولا يمكن أن يكون مديراً بدونه.
- ولذلك لا يستطيع أن يقول قائل أنا لا أحتاج للتخطيط، فهو نقطة البداية للعمل الإداري والمؤثر في كل وظيفة من وظائف الإدارة، وهو أساس الإعداد للمستقبل حيث يكشف الفرص ويساعد في تجنب العقبات ويعين على مواجهة المتغيرات، بالإضافة إلى ما فيه من توفير للوقت والجهد والمال، كما أنه يوفر مقاييس للأداء، وهو في هذا الوقت حاجة وليس ترفاً.
- يجب أن يكون المدير قادراً على التخطيط، وإلا يستعين بالقادر، فهناك تخطيط استراتيجي يغطي مدة زمنية طويلة، ويتم فيه تحديد أهداف بعيدة المدى، ويتولى القيام به المستويات العليا، وتخطيط تكتيكي تقوم به المستويات الإدارية الوسطى، تترجم فيه الخطة الاستراتيجية إلى خطة متوسطة المدى، ويغطي فترة متوسطة، وتخطيط تشغيلي تقوم به الإدارة التنفيذية، وهو عبارة عن خطط تفصيلية مركزة ومحددة، تتم فيها ترجمة الخطة الاستراتيجية إلى أرقام واضحة وخطوات محددة وأهداف قابلة للقياس على المدى القصير.
- ولابد أن يسير المخطط وفق خطوات التخطيط العلمية وليس مجرد اجتهادات، فيخطط للتخطيط من خلال تحديد الزمن واختيار الفريق، ويدرس واقعه من خلال معرفة نقاط القوة والضعف التي لديه والفرص والتهديدات التي تواجهه، ويصيغ رؤيته التي هي الحلم، ورسالته التي تركز على حاضره ( لماذا وجدت المنظمة، ما هي طبيعة عملها، من هم عملاءها؟ ما هي القيم التي تحكم عملها؟) ويضع أهدافه المستقبلية وفق الشروط المعروفة للأهداف، ويختار الاستراتيجية المناسبة، ويضع خطة العمل بتحديد النشاطات والبرامج بجداول زمنية واضحة ومؤشرات أداء، ثم بعد ذلك ينفذ ويقيّم.
- بهذا يقطع المدير وصاحب المشروع أكثر المسافة نحو النجاح، أما من يسير بدون خطة فلا يحق له أن يشتكي من الفشل.
@shlash2020