حظرت لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها لعام 1445 هـ، التي أقرّها مجلس الوزراء مؤخرًا، استعمال الألفاظ الدالة على ”التبجيل“ في المراسلات الحكومية، سواء كانت ورقية أو إلكترونية.
كما حظرت جميع الأفعال التي تؤدي إلى تلف الوثائق أو الإضرار بها، ومنها تخريم وتدبيس أصول الوثائق دائمة الحفظ، وثني الوثائق، ويستعاض عن ذلك باستخدام الوسائل الحديثة المناسبة التي تساعد على تماسك الوثائق، كالماسكة والظروف والحافظات وغيرها، وحظرت كذلك تراكم الوثائق دون حفظ، ولضمان عدم تراكمها يمكن القيام بتصفية أوراق المكاتب دوريًا، وصف أوعية الحفظ على الرفوف بتماسك.
اشتراطات الصياغة
واشترطت اللائحة أن يُراعى في صياغة الرسالة تجنب الإسهاب الممل، والاختصار المخل، وألا يستخدم أي لفظ أجنبي ما لم يكن لذلك مسوغ، وأن تكون الألفاظ والمعاني واضحة ولا تتنافى مع أحكام الشريعة الإسلامية، وأن تكون سليمة من حيث الألفاظ والتراكيب.
وشددت اللائحة على ضرورة أن تميز موضوعات المراسلات المستعجلة ببطاقة ذات لون ”أصفر“، يكتب عليها درجة الاستعجال، ويتطلب الأمر تسليمها حالًا، وتقسم تلك الموضوعات من حيث الاستعجال إلى ثلاث درجات هي ”حالاً“، وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأعلى للاستعجال، و”عاجل جدًا“، وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد المتوسط للاستعجال، و”عاجل“ وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأدنى للاستعجال.
وتتولى الوحدة الإدارية المعنية في كل جهاز، تحديد الموضوعات التي تدخل في أي درجة من درجات الاستعجال الثلاث، مما يدخل في نطاق اختصاصه، وترسل للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وتميز موضوعات المراسلات المهمة ببطاقة ذات لون ”أخضر“، وبدرجة أهمية واحدة.
شرط "الغرفة البريدية"
وأكدت اللائحة على المؤسسات ضرورة إيجاد غرف بريدية للبريد الرسمي في كل جهاز؛ لتتولى مهام استقبال ما يرد إلى من الجهاز من مواد بريدية صادرة إلى جهات أخرى خارج مقر الجهاز، وتسليمها إلى الجهات المرسلة إليها بموجب بيانات تعد لذلك.
ويتخذ الجهاز الترتيبات اللازمة التي تسهل وتحقق للغرف البريدية إنجاز مهماتها، ومنها تخصيص موقع مناسب للغرف البريدية، وتهيئته بحسب متطلبات المؤسسة، بجانب تخصيص مواقف مناسبة لسيارات نقل البريد تحت مسؤولية الجهاز.
