طلب الخطة الدراسية
كما شددت الملحقية على أهمية رفع طلب الخطة الدراسية مع بداية كل فصل دراسي، مع ضرورة إرفاق صورة من جدول المواد المسجلة، والتي يجب أن تتضمن اسم الطالب، اسم الجامعة، الفصل الدراسي، والمواد المسجلة مع توقيتاتها.
وأكدت الملحقية على أن تكون الدراسة حضورياً لضمان الحصول على صورة من الضمان المالي بعد الموافقة على الطلب.
وأشارت الملحقية إلى وجوب رفع طلب التقرير الدراسي مع نهاية كل فصل دراسي مع إرفاق كشف دراسي رسمي يحمل تاريخًا حديثًا، لضمان استمرارية الصرف وعدم تعرض المبتعث لأي تأخير في مستحقاته المالية.
الالتزام بفترة الانسحاب
كما وجهت الملحقية بضرورة الالتزام بفترة الانسحاب والإضافة، حيث أكدت على أنه في حال الانسحاب من أي مادة دراسية بعد انتهاء المدة المحددة، سيتم الحسم من المبتعث كامل الرسوم الدراسية المتعلقة بالمقررات المسحوبة.
وفي حالة تسجيل مادة عبر الإنترنت بناءً على إلزام من الجامعة، يتعين على المبتعث التقدم بطلب دراسة عبر الإنترنت والحصول على موافقة مسبقة من الملحقية، بالإضافة إلى ضمان مالي منفصل.
وفيما يتعلق بالضمان المالي، أوضحت الملحقية أنه في حال عدم تغطية الضمان المالي للفصل الدراسي كاملاً بسبب انتهاء توقيت البعثة، يجب على المبتعث التقدم بطلب تعديل توقيتات البعثة أو تمديدها، مع إرفاق صورة من الكشف الدراسي الرسمي بتاريخ حديث وخطاب رسمي من الجامعة يتضمن تفاصيل التخصص، عدد الساعات المنجزة، الساعات المتبقية، والتاريخ المتوقع للتخرج.
وأكدت الملحقية على وجوب الحصول على الموافقة المسبقة على أي طلبات تتعلق بتغيير التخصص، تغيير المؤسسة التعليمية، أو الدراسة عبر الإنترنت، وشددت على أهمية تقديم جميع الطلبات عبر نظام سفير 2، وفي حال استمرار إيقاف الصرف على المبتعث، يمكن تقديم طلب إعادة صرف لتتمكن الملحقية من إرسال المخصص المالي في الوقت المحدد.
واختتمت الملحقية توجيهاتها بتأكيد أهمية التواصل المباشر مع المشرف الدراسي عبر رفع طلب استفسار لتوضيح أي أمور تتعلق بالشؤون الدراسية، مشيرة إلى أنها تقدم خدمة التواصل عن بعد عبر "Cisco Webex" من خلال الرابط المتاح في الحساب الرسمي للملحقية على منصة X. كما يمكن للمبتعثين التواصل عبر أرقام الهاتف المخصصة لكل مشرف دراسي، والمتوفرة على الموقع الإلكتروني للملحقية.
تأتي هذه التوجيهات في إطار حرص الملحقية الثقافية السعودية على توفير الدعم الكامل للمبتعثين والمبتعثات وضمان استمرارية تحصيلهم العلمي دون عقبات، متمنية للجميع عاماً دراسياً حافلاً بالنجاحات والإنجازات.
