شروط الاعتماد
واشترطت لائحة الضوابط لاعتماد مكاتب شؤون الحجاج التقدم بطلب اعتماد المكتب عبر المجال الدبلوماسي من الجهة الرسمية التابع لها المكتب في كل موسم حج.وألزمت أن يكون مسؤولي مكتب شؤون الحجاج والعاملين فيه من ذوي الكفاءة العالية والسلوك الحسن، والارتباط بالمسار الالكتروني وفق الشروط والمواصفات التي تعدها الوزارة لذلك.
ووفقا للضوابط تبدأ مدة صلاحية اعتماد أعضاء مكتب شؤون الحجاج ببدء أعمال المكتب حسب التاريخ الذي تحدده الوزارة، وتمتد حتى نهاية شهر محرم من العام التالي من كل عام هجري، وفي جميع الأحوال تستمر التزامات مكاتب شؤون الحجاج اتجاه حجاجهم إلى حين عودتهم إلى بلدانهم.
أهم المحظورات
وحظرت الوزارة على مكتب شؤون الحجاج والعاملين استخدام المخيمات والمساكن ووسائل النقل المخصصة لخدمة الحجاج لغير الغرض المقصود لها، أو تأجيرها، أو السماح لأشخاص غير الحجاج المستهدفين باستخدامها أو تيسير دخولهم إليها.وتمنع الضوابط الحجاج من القيام بأعمال تجارية وأعمال السمسرة أو الحصول على عمولات من الأطراف التي يتعاقد معها أو يتعامل معها فيما يتعلق بخدمات الحجاج.
ونصّت لائحة الضوابط على حظر القيام، أو المشاركة، أو التحريض بشكل مباشر، أو غير مباشر على أي أعمال تخل بالأمن العام، أو النظام العام، أو الصحة العامة، أو السكينة العامة في المملكة، مثل: توزيع المنشورات السياسية أو الدينية أو المشاركة في توزيعها أو طباعتها.
منع التجمعات السياسية
ويأتي ضمن قائمة المحظورات إقامة التجمعات ذات الأهداف السياسية وغيرها التي تصرف حجاج بيت الله الحرام عن العبادة وأداء النسك، كعقد الندوات والمحاضرات والاجتماعات، أو رفع الأعلام في أي مكان وتحت أي مسمى كان ومهما كانت الأسباب، أو عقد اجتماعات مع مكاتب شؤون الحجاج الأخرى لأي غرض كان، أو استغلال الحج لأغراض سياسية أو مذهبية، أو تيسير دخول أي شخص إلى أراضي المملكة بغرض القيام بأعمال تخل بالأمن والنظام العام.وتحظر الضوابط إغلاق المقر الرئيسي والمقار الفرعية بشكل دائم أو مؤقت إلا بعد التأكد من مغادرة جميع الحجاج لأراضي المملكة، وبعد تقديم ما يثبت وفائه بجميع الالتزامات النظامية والمالية والتعاقدية المترتبة عليه، أو القيام بالأعمال الدعائية وطباعة أو توزيع المنشورات لهذا الغرض.
وأكدت الوزارة على أن تكون جميع مقرات المكتب الإدارية والطبية مصرحة من لجنة إسكان الحجاج أو وزارة السياحة، تجهيز المقر الرئيسي للمكتب والفروع بجميع المستلزمات اللازمة للعمل خلال الفترة المحددة من قبل الوزارة وإبلاغ الإدارة المختصة بعناوين المقر الرئيسي والفروع بما فيها المقرات الطبية لإجراء الفحص والتأكد من تحقيق المتطلبات اللازمة للعمل فيها.
التزامات المكاتب
وتشمل التزامات مكتب شؤون الحجاج تعبئة النماذج التي تطلبها الوزارة لممارسة مكتب شؤون الحجاج أعماله، وتقديم خطة عمل المكتب خلال موسم الحج للإدارة المختصة في المواعيد التي تحددها لاعتمادها واستعراضها في الاجتماعات التحضيرية الخاصة بترتيبات مكاتب شؤون الحجاج، بعد التأكد من مطابقتها للمتطلبات والاشتراطات التي تحددها الوزارة.وتتضمن الالتزامات أيضًا كتابة اسم المكتب باللغتين العربية والإنجليزية بشكل واضح على جميع المطبوعات والأختام، وتدريب أعضاء المكتب والعاملين فيه وفق برامج التدريب التي تحددها الوزارة.
أن يكون التواصل مع الجهات ذات العلاقة من خلال الإدارة المختصة، وفيما يتعلق بالعمليات التشغيلية خلال موسم الحج فيكون التواصل مع القطاع المختص بالوزارة.
وتقدم المكاتب الشكاوى إلى القطاع المختص في الوزارة من خلال القنوات الرسمية بمجرد حدوث أي مخالفة، لاتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها والتحقيق فيها.
مسؤولية مكاتب الحجاج
وشددت الوزارة على أن يتحمل المكتب المسؤولية التامة عن كافة الحجاج القادمين من دولته وذلك في إطار التنظيمات والتعليمات السارية، وتحدد الوزارة الإجراءات التي يتوجب على المكتب الالتزام بها، ومنها إدخال بيانات الحجاج في المسار الالكتروني قبل قدومهم إلى المملكة.ويتحمل ”المكتب“ مسؤولية منع الحجاج من حمل أي صور، أو كتب، أو أعلام، أو شعارات، أو منشورات سياسية أيا كان نوعها أو أي أشياء محظور دخولها إلى المملكة، أو القيام بأي ممارسات أو تجمعات تخل بالنظام العام، أو الأمن العام، أو السكينة العامة، أو الصحة العامة.
ويلتزم باتخاذ كانت كافة التدابير اللازمة مع السلطات المختصة في الدولة التي يتبع لها المكتب لمنع قدوم أي شخص للحج بغير الطرق الرسمية المعتمدة في المملكة، والتوعية بأضرار ذلك على مصالح الحجاج المعتمدين لأداء فريضة الحج في تلك الدولة، وعلى الأشخاص الذين يؤدون فريضة الحج بالمخالفة لأنظمة المملكة.
