وتنشر «اليوم» نص مبادئ الالتزام لشركات التمويل وإعادة التمويل العقاري التي أصدرها البنك المركزي السعودي اليوم.
أهداف مبادئ الالتزام
تهدف هذه المبادئ إلى: تعزيز الممارسات السليمة في الشركة، والتأكيد المستمر بفاعلية سياسات الالتزام وتطبيقها.وتتضمن الأهداف: تعزيز ثقافة الالتزام وأن يكون الالتزام جزءاً لا يتجزأ من ثقافة الشركة، ويراعى أن ذلك لا يقتصر على موظفي الوحدة «وظيفة أو إدارة الالتزام في الشركة والمرتبطة مباشرة بلجنة المراجعة» فقط، بل يمتد ليكون على كافة منسوبي الشركة.
وتشمل الأهداف: تحديد مسؤوليات مجلس الإدارة ولجنة المراجعة والإدارة التنفيذية ووحدة الالتزام وموظفي الشركة وإدارة المراجعة الداخلية تجاه الالتزام.
ومن ضمن الأهداف وضع الحد الأدنى من المتطلبات لتمكين الوحدة من أداء مهامها بكفاءة ومهنية وفاعلية.
وبحسب البنك المركزي السعودي: لا تخل هذه المبادئ بالمتطلبات المفروضة على شركات التمويل وشركات إعادة التمويل العقاري بموجب الأنظمة والتعليمات الأخرى ذات العلاقة منها.
ووفقا للبنك المركزي فإن المتطلبات المفروضة بموجب الأنظمة والتعليمات الأخرى تتضمن - على سبيل المثال لا الحصر-: نظام مراقبة شركات التمويل ولائحته التنفيذية، ونظام التمويل العقاري ولائحته التنفيذية، ونظام مكافحة غسل الأموال ولائحته التنفيذية.
ومن ضمن المتطلبات: نظام مكافحة جرائم الإرهاب وتمويله ولائحته التنفيذية، وقواعد تنظيم شركات إعادة التمويل العقاري، وقواعد ممارسة نشاط التمويل الجماعي بالدين، وقواعد تنظيم شركات الدفع الأجل (BNPL)، وقواعد مكافحة الاحتيال في شركات التمويل.
وتشمل المتطلبات: المبادئ الرئيسة للحوكمة في المؤسسات المالية الخاضعة لرقابة وإشراف البنك المركزي السعودي، ومبادئ السلوك وأخلاقيات العمل في المؤسسات المالية.
وتتضمن: مبادئ وقواعد حماية عملاء المؤسسات المالية، ومتطلبات التعيين في المناصب القيادية في المؤسسات المالية الخاضعة لإشراف البنك المركزي السعودي، وضوابط وإجراءات التحصيل للعملاء الأفراد، وضوابط إنشاء إدارة العناية بالعميل لدى شركات التمويل، ودليل مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، وسياسة الإبلاغ عن المخالفات لدى المؤسسات المالية.
نطاق التطبيق
تسري أحكام هذه المبادئ إلزاماً على شركات التمويل وشركات إعادة التمويل العقاري، فيما تسري هذه المبادئ استرشاداً على الشركات المساندة لنشاط التمويل وشركات تسجيل عقود الإيجار التمويلي.وبحسب المبادئ فإن للبنك المركزي السعودي في أي وقت الإلزام بكل أو بعض أحكام هذه المبادئ.
مهام ومسؤوليات المجلس
ونصت المبادئ على: أن مع مراعاة مهام ومسؤوليات مجلس الإدارة الواردة في الأنظمة واللوائح ذات العلاقة والتعليمات الصادرة عن البنك، يقع على عاتق المجلس عدة مهام ومسؤوليات.وتتضمن المهام والمسؤوليات: دعم وتعزيز قيم الأمانة والنزاهة في كافة أرجاء الشركة، والتأكد من وجود وحدة فعّالة للالتزام والعمل على تطويرها، والتأكد من استقلالية هذه الوحدة عن الإدارات الأخرى، ومنحها الصلاحيات والموارد المناسبة، وتدريب موظفيها وتنمية قدراتهم ومهاراتهم في هذا المجال.
وتشمل المهام والمسؤوليات: اعتماد سياسة مكتوبة للالتزام تتضمن صلاحيات وحدة الالتزام والتزاماتها ومسؤولياتها وبرامج الالتزام والإجراءات المتعلقة بها.
ومن ضمن المهام والمسؤوليات: تعيين مسؤول الالتزام بناءً على توصية لجنة المراجعة وبعد الحصول على خطاب من البنك يتضمن عدم ممانعته على ذلك، وقبول استقالة مسؤول الالتزام بناءً على موافقة لجنة المراجعة وإشعار البنك بذلك.
وتتضمن المهام والمسؤوليات: وضع حدود واضحة للمسؤولية والمساءلة ، وإلزام كافة منسوبي الشركة بها، ويجب الفصل التام للمسؤوليات على مستوى الإدارة التنفيذية، ومراجعة التقرير الدوري عن الالتزام والمقدم من قبل مسؤول الالتزام.
مهام ومسؤوليات لجنة المراجعة
ووفقا لما تضمنته المبادئ فإن مع مراعاة مهام ومسؤوليات لجنة المراجعة الواردة في الأنظمة واللوائح ذات العلاقة والتعليمات الصادرة عن البنك، يقع على عاتق عدة مهام ومسؤوليات.وتتضمن المهام والمسؤوليات: مراجعة ومناقشة التقرير الدوري عن الالتزام والمقدم من قبل مسؤول الالتزام، وتوثيق الإجراءات المتخذة حياله والقرارات الناتجة عنه، والرفع به إلى المجلس.
وتشمل المهام والمسؤوليات: التحقق من تطبيق سياسة الالتزام المعتمدة من المجلس، وتقييم مدى فعاليتها، وتحديثها، واقتراح التعديلات اللازمة عليها بشكل سنوي، واعتماد الخطة المتضمنة النشاطات والعمليات الرئيسة للوحدة وتحديثها سنوياً من مسؤول الالتزام.
ومن ضمن المهام والمسؤوليات: تقديم التوصيات إلى المجلس لتعيين مسؤول الالتزام مع ذكر الأسباب والمبررات لذلك، والموافقة على طلب استقالة مسؤول الالتزام، وتقييم مسؤول الالتزام وفقاً للخطة المعتمدة من الشركة.
وتتضمن المهام والمسؤوليات: تقييم فعالية وكفاءة سياسات وإجراءات الالتزام وآلية رفع التقارير ومدى الالتزام بها بشكل سنوي، وتقديم التوصيات للوحدة لتحسينها قبل اعتمادها من المجلس، ومراجعة واعتماد برنامج الالتزام المبني على أساس المخاطر الذي تتبعه الوحدة عند ممارستها لأعمالها.
وتشمل المهام والمسؤوليات: مراجعة نتائج تقارير البنك، والتحقق من اتخاذ الشركة الإجراءات اللازمة بشأنها، والرفع إلى المجلس بالمسائل التي ترى ضرورة اتخاذ إجراء بشأنها، وإبداء توصياتها بالإجراءات التي يتعين اتخاذها.
وتتضمن: التحقق من التزام الشركة بالأنظمة واللوائح والسياسات والتعليمات ذات الصلة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين مستوى الالتزام النظامي في الشركة، والتحقق من أن عدد موظفي الوحدة كافٍ بما يتناسب مع حجم أعمال الشركة ونموذج عملها.
مهام ومسؤوليات الإدارة التنفيذية
وذكرت المبادئ أن مع مراعاة مهام ومسؤوليات الإدارة التنفيذية الواردة في الأنظمة واللوائح ذات العلاقة والتعليمات الصادرة عن البنك، يقع على عاتق الإدارة التنفيذية عدة مهام ومسؤوليات.وتشمل المهام والمسؤوليات: الالتزام بالأنظمة والتعليمات السارية، واتخاذ الإجراءات والضوابط اللازمة للحيلولة دون مخالفة أحكامها، وإنشاء وحدة مستقلة تتولى مهام الالتزام وإيضاح دورها لجميع منسوبي الشركة.
وتتضمن المهام والمسؤوليات: إيجاد مناخ من الثقة والتجانس في العلاقة بين الوحدة والإدارات الأخرى، واتخاذ التدابير اللازمة لذلك، وإعداد سياسة مكتوبة للالتزام تُعتمد من مجلس الإدارة تتضمن صلاحيات الوحدة والتزاماتها ومسؤولياتها وبرامج الالتزام المتعلقة بها.
ومن المهام والمسؤوليات: تضمين اللوائح الداخلية في الشركة ضمانات الالتزام بالأنظمة والتعليمات ذات العلاقة، ووضع سياسة تنظيمية مكتوبة تتضمن أدلة العمل وإجراءات سيره، وتحديثها بشكل مستمر بما يتوافق مع المتغيرات، وتبليغها للموظفين المعنيين بالطريقة المناسبة وفي وقت يمكنهم من الالتزام بها، على أن تشمل هذه السياسات القواعد المنظمة للالتزام بالأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
وتشمل المهام والمسؤوليات: توفير التدريب المناسب لموظفي الشركة على أساس سنوي ومتابعته دورياً؛ بهدف مواكبة التطورات في مجالات عملهم، ولضمان أداء واجباتهم ومسئولياتهم بفعالية بما يسهم في تحقيق الالتزام، ودعم الوحدة للقيام بمهامها بما فيها المهام المرتبطة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب وذلك من خلال تأهيل الأشخاص والأنظمة التقنية والمعلومات والميزانية لتنفيذ وإدارة ومراقبة متطلبات برنامج مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب بشكل فعّال في حال كانت وحدة مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب تابعة للوحدة.
سمات الوحدة ومهامها ومسؤولياتها
يتضمن المبدأ الرابع في مبادء الالتزام لشركات التمويل وإعادة التمويل العقاري: السمات الرئيسة للوحدة الاستقلاليةوينطوي مفهوم الاستقلالية على 5 عناصر، تشمل: أن يكون للوحدة صفة رسمية في الشركة، وأن يكون ارتباط الوحدة وظيفياً بلجنة المراجعة، وإدارياً بالإدارة التنفيذية.
وتتضمن العناصر: وجوب أن يتمتع مسؤول الالتزام وموظفي الوحدة بالاستقلال في أداء المهام الموكلة إليهم، ولا يجوز لهم ممارسة أي مهام إدارية أخرى.
وتشمل العناصر، أن لمسؤول الالتزام وموظفي الوحدة صلاحية الاطلاع والوصول لكافة المعلومات والمستندات ومخاطبة منسوبي الشركة بالقدر اللازم لتنفيذ مسؤولياتهم، ويجب عدم تدخل الإدارات الأخرى بعمل الوحدة، وذلك بما لا يخل بتعاون الوحدة مع الإدارات الأخرى بما يخدم الالتزام.
مسؤول الالتزام
يخضع اختيار وترشيح مسؤول الالتزام لمتطلبات التعيين في المناصب القيادية الصادرة عن البنك، وما قد يصدره البنك في هذا الشأن.ويجب أن يتحلى مسؤول الالتزام بالمعارف والمهارات اللازمة لتأدية مهام الوحدة والحفاظ على فاعليتها.
وفي سبيل تحقيق ذلك؛ يجب توفر عدة شروط في مسؤول الالتزام تتضمن: الحصول على شهادة الالتزام في قطاع شركات التمويل، ويستثنى من ذلك من يكلف لشغل المنصب، والخبرة الواسعة في قطاع التمويل وفهم جميع الأنظمة والتعليمات الخاصة بمختلف عمليات التمويل والأنظمة الأخرى ذات العلاقة.
ويجب أن يقدم مسؤول الالتزام تقريراً دورياً عن الالتزام إلى لجنة المراجعة. ويجب أن يتضمن التقرير المخاطر الرئيسة التي تواجه الشركة المتعلقة بعدم الالتزام وأبرز الملاحظات التي تم التوصل إليها نتيجة مراجعة عمل الإدارات خلال فترة التقرير، وأن يحلل العمليات والإجراءات القائمة المتعلقة بالالتزام ويقيم مدى فعاليتها، واقتراح أي تعديلات أو تغييرات مرتبطة بهذه المهام.
ولمسؤول الالتزام صلاحية عقد اجتماعات دورية مع الإدارة التنفيذية ومديري الإدارات والوحدات الأخرى وذلك لمناقشة تطبيق الالتزام وفقاً للأنظمة والتعليمات ذات العلاقة، ولمسؤول الالتزام الاجتماع مع لجنة المراجعة خلال فترة الرفع بالتقارير الدورية للالتزام؛ لتقييم مدى قدرة وفاعلية إدارة الشركة لمخاطر عدم الالتزام لديها.
ونصت المبادئ على أن لمسؤول الالتزام التحقق من أي احتمالات لعدم تطبيق الالتزام، ويمكن طلب الدعم من المختصين داخل الشركة (كالمراجع الداخلي، أو إشراك أحد المختصين الخارجيين للقيام بالمهمة إذا تطلب الأمر ذلك. وله صلاحية الاتصال المباشر بمن يلزم سواء بالمجلس أو الإدارة التنفيذية أو لجنة المراجعة وذلك عند وجود أي ملاحظة أو مخالفة.
موظفو الوحدة
يجب أن يكون عدد موظفي الوحدة كافياً ومتناسباً مع نموذج عمل الشركة وحجمها، ولا يرتبط موظفي الوحدة في أدائهم لمهامهم إلا بمسؤول الالتزام، فيما يجب أن يتوفر لدى موظفي الوحدة المؤهلات والخبرات المناسبة للقيام بواجباتهم الوظيفية ومواكبة التطورات في مجال عملهم.ونصت المبادئ على أن يجب أن يتوفر لدى موظفي الوحدة الفهم التام للتعليمات وأثرها على أعمال الشركة.
مهام ومسؤوليات الوحدة
يقع على عاتق الوحدة -على سبيل المثال لا الحصر- عدة مهام ومسؤوليات تشمل: التعاون والتواصل الفعّال مع الجهات الرقابية والإشرافية ومراعاة ملاحظاتها المبلغة لتحديد جوانب القصور بشكل دوري، والتنسيق مع الإدارات الأخرى لمعالجتها وتصحيحها.وتتضمن المهام: حصر وإيصال وشرح الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة إلى الإدارات والوحدات الأخرى فور استلامها من الجهات الرقابية والتأكيد على تضمينها في سياسات وإجراءات عمل كل إدارة ووحدة بحسب اختصاصها وتطبيقها وفقاً للمدة المحددة.
وتشمل المهام والمسؤوليات: التعاون مع منسوبي الشركة وتقديم الدعم والمشورة لهم في أعمالهم اليومية ذات العلاقة بالالتزام، والتعرف على جميع مخاطر عدم الالتزام، وطرق تجنيها، وتقديم المشورة بشأنها، والتعامل معها،ومراقبة تطوراتها.
ومن ضمن المهام: تحليل ما يستجد من سياسات وإجراءات وعمليات، وتقديم التوصيات اللازمة للتعامل مع مخاطر عدم الالتزام بها، واتباع برنامج التزام مبني على أساس المخاطر وتضمين النتائج التي يتوصل إليها في التقرير الدوري للالتزام.
وتشمل المهام والمسؤوليات: جمع الشكاوى المتعلقة بالالتزام، وإعداد إرشادات مكتوبة للموظفين كلما اقتضت الحاجة، وإعداد سياسات وإجراءات داخلية لمكافحة الجرائم المالية مثل جرائم غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومكافحة الاحتيال واختبار فعاليتها بما يواكب التطورات والمستجدات.
وتتضمن المهام: مراقبة الالتزام بأنظمة ولوائح وقواعد مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، وتنمية الوعي بقضايا الالتزام، وتدريب الموظفين في شأن موضوعاته من خلال برامج دورية، وتوضيح مخاطر عدم الالتزام بالأنظمة والتعليمات.
ومن المهام: إبلاغ البنك ولجنة المراجعة بشكل فوري في حال اكتشاف أي تجاوزات أو مخالفات ناتجة عن عدم الالتزام، ومراجعة عمل إدارة العناية بالعميل بشكل نصف سنوي كحد أدنى للتأكد من سلامة سير أعمال الإدارة، ويستثنى من ذلك شركات إعادة التمويل العقاري.
وتشمل المهام والمسؤوليات: مراجعة عمل الإدارة المعنية بإجراءات التحصيل و/أو الطرف الثالث المسند إليه مهمة التحصيل بشكل سنوي على الأقل للتأكد من سلامة الإجراءات وتوافقها مع ضوابط وإجراءات التحصيل للعملاء الأفراد والتعليمات ذات العلاقة مع مراعاة أن مراجعة الإدارة المعنية بإجراءات التحصيل لا تسري على شركات إعادة التمويل العقاري.
وتتضمن: وضع طرق لقياس مخاطر عدم الالتزام كمياً ونوعياً، واستخدام هذه المقاييس لدعم تقييم مخاطر عدم الالتزام وإدارتها والعمل على معالجتها، ويمكن استخدام التقنية كوسيلة لوضع مؤشرات المخاطر من خلال تجميع أو تصفية البيانات التي يمكن أن تكون مؤشراً على مخاطر عدم التزام محتملة - على سبيل المثال لا الحصر - تزايد عدد شكاوى العملاء، تزايد حالات الاحتيال، البلاغات، العقوبات والجزاءات التي جرى إيقاعها، وتحديد مدى الحاجة إلى إجراءات إضافية للتعامل معها.
وتشمل المهام والمسؤوليات: إنشاء قاعدة بيانات لجميع التعليمات، وتصنيفها بحسب عمل كل إدارة أو وحدة، وتحديثها بصفة مستمرة، وتمكين جميع موظفي الشركة من الاطلاع عليها والاستفادة منها بشكل دائم، والتوصية بالموافقة على التعاقد مع مقدمي الخدمات الخارجيين والتحقق من التزامهم بالتعليمات ذات العلاقة.
مسؤوليات موظفي الشركة تجاه الالتزام
ونصت المبادئ على أن على موظفي الشركة مسؤولية الالتزام باتباع وتنفيذ السياسات والإجراءات والضوابط الصادرة عن الجهات الرقابية والاشرافية ذات العلاقة.ويجب على موظفي الشركة إحالة الاستفسارات التنظيمية والإشرافية الواردة من الجهات المختصة إلى الوحدة، ولا يحق لأي موظف الرد على أي استفسار تنظيمي أو إشرافي أو تزويد هذه الجهات بأي معلومات مطلوبة إلا من خلال الوحدة ، إلا إذا كان مصرحاً له بذلك. وعلى موظفي الشركة التعاون في تقديم المستندات التي تدعم الوحدة في الإجابة على الاستفسارات.
وذكرت المبادئ أنه يجب الحصول على موافقة الوحدة بالإضافة إلى الإدارات الأخرى ذات العلاقة على طرح المنتجات والخدمات التي ستقدمها الشركة لعملائها الأفراد أو المستفيدين من التمويل متناهي الصغر، وذلك قبل التقدم للحصول على عدم ممانعة البنك مع توثيق قيام الوحدة بالتحقق من عدم مخالفة المنتج أو الخدمة للأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
مسؤوليات إدارة المراجعة الداخلية تجاه الالتزام
ونصت المبادئ عى أن مع مراعاة مهام ومسؤوليات إدارة المراجعة الداخلية الواردة في الأنظمة واللوائح ذات العلاقة والتعليمات الصادرة عن البنك، يقع على عاتق إدارة المراجعة الداخلية عدة مهام ومسؤوليات تشمل: تقييم نظام الرقابة الداخلية، والتحقق من مدى التزام الشركة وموظفيها بالأنظمة والتعليمات ذات العلاقة، وسياسات الشركة وإجراءاتها سواءً كانت العمليات تدار من الشركة أو من مقدم خدمات خارجي.وتتضمن المهام والمسؤوليات: مراجعة النشاطات والعمليات الرئيسة للوحدة بشكل سنوي على الأقل وفقاً للخطة المعتمدة من لجنة المراجعة، وتحديث هذه الخطة سنوياً.
وتشمل: إجراء عملية تقييم منتظمة للتحقق من مدى فعالية السياسات والإجراءات في الشركة، على أن يتم توثيق الإجراءات التي اتخذت بطريقة مناسبة، وإدراج هذه المعلومات ضمن تقرير إدارة المراجعة المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية لنظام مراقبة شركات التمويل.
ويُعمل بهذه المبادئ بعد 180 يوماً من تاريخ نشرها في الموقع الإلكتروني للبنك المركزي السعودي.
